Cómo contratar empleados
Contratar a los empleados adecuados en el momento adecuado tiene un gran impacto en si una empresa en crecimiento puede triunfar a largo plazo, pero muchos propietarios de pequeñas empresas tienen poca o ninguna experiencia de contratación. La primera persona a la que pedirán trabajar para su negocio será la primera persona que contraten. Y para tener éxito a largo plazo, estos mismos empresarios eventualmente necesitarán contratar a una gran cantidad de empleados con diversos conjuntos de habilidades y roles para respaldar su operación. Desafortunadamente, existen algunos errores de contratación comunes entre atraer al tipo incorrecto de candidatos, hacer preguntas ilegales en una entrevista y realizar la contratación incorrecta.
Una mala contratación cuesta un promedio de $ 17,000 , y eso es antes de tener en cuenta el tiempo perdido y su impacto negativo en la moral. De esta manera, contratar a la persona equivocada puede devastar las empresas, especialmente en sus primeras etapas, lo que puede hacer que la contratación de su primer empleado sea abrumadora. Para ayudarlo a construir un proceso de contratación efectivo, hemos compilado esta guía completa para brindarle toda la información que necesita para contratar no solo a su primer miembro del equipo, sino también a todas las personas que necesitará para avanzar, desde el personal administrativo hasta los profesionales de TI para especialistas en marketing que pueden ayudar a que su empresa dé sus próximos pasos. En esta guía, cubriremos cómo:
- Decida si necesita contratar empleados nuevos
- Escriba una descripción de trabajo y cree un anuncio de trabajo
- Seleccionar, seleccionar y entrevistar candidatos
- Establecer compensación para nuevos empleados
- Ofrecer el trabajo
- Cumplir con los requisitos legales relacionados, como el seguro de compensación laboral
- Incorporación de nuevos empleados
- Mantenga a sus empleados fomentando una cultura positiva
Si bien contratar empleados puede ser un paso desafiante para cualquier pequeña empresa, es esencial para el crecimiento. Domine la contratación y no solo tendrá una mejor oportunidad de hacer crecer su negocio a un ritmo constante, sino que también es más probable que fomente una gran cultura empresarial donde los futuros profesionales talentosos desearán trabajar.
Determine el momento adecuado: cómo decidir si necesita contratar a un nuevo empleado
Si ha estado luchando por mantenerse a flote con su carga de trabajo actual o si ha notado un repunte en las quejas de los clientes, es posible que desee explorar la posibilidad de contratar a un nuevo empleado. Otras señales incluyen:
- Está rechazando nuevos clientes o nuevos proyectos de clientes existentes.
- Ha identificado un grupo específico de tareas que otra persona podría realizar para generar dinero y / o ahorrarle tiempo.
- Ha identificado un nuevo producto o línea de servicios, pero no tiene suficiente ancho de banda para lanzarlo.
- Le gustaría abrir una segunda oficina o tienda.
Experimentar alguno de estos factores podría indicar que ahora es el momento de contratar a alguien nuevo, pero ¿cómo saber si es el momento adecuado para su empresa? Siga los tres pasos a continuación para explorar más a fondo si contratar a un nuevo empleado es el siguiente paso correcto para su negocio:
- Determine qué tipo de empleado podría satisfacer mejor sus necesidades actuales.
- Determina qué nivel de experiencia necesitas.
- Mire sus datos financieros de los últimos tres meses junto con sus proyecciones de 12 meses para determinar si puede pagar el cheque de pago regular de su empleado ideal; de lo contrario, considere la posibilidad de subcontratar.
Si todas las señales apuntan a 'sí', ¡felicitaciones! Ahora es el momento de comenzar a buscar al candidato adecuado. Para obtener más información, consulte nuestro artículo detallado sobre cómo decidir cuándo es el momento de contratar a un nuevo empleado .
Comprenda y comunique a quién necesita: cómo escribir una descripción de trabajo y un anuncio de trabajo
Si escribe una descripción de trabajo deficiente, es probable que reciba candidatos que no coincidan con sus necesidades. Las excelentes descripciones de puestos, por otro lado, no solo atraen candidatos con las habilidades y atributos adecuados para el trabajo, sino que también pueden inspirarlos a comprar su visión, misión y cultura antes de que lleguen a la entrevista.
Antes de comenzar a escribir la descripción perfecta del trabajo, tómese un tiempo para pensar en las habilidades y la experiencia que realmente necesita. Considere los siguientes factores:
- ¿Necesitas a alguien a tiempo completo o parcial?
- ¿Qué tareas y responsabilidades quiere quitarse de su plato?
- ¿Cuáles son tus propias debilidades? Es posible que desee considerar contratar a alguien con estas fortalezas.
- ¿Necesitarán cierta formación técnica u otras habilidades específicas?
- ¿Su candidato necesita experiencia en la industria?
Ahora que tiene una mejor idea del tipo de persona que desea contratar, es hora de escribir la descripción del trabajo y convertirla en un anuncio de trabajo, la versión externa de la descripción de su trabajo destinada a promover su negocio como un gran lugar. trabajar y atraer candidatos de primera calidad. Entonces, ¿qué incluyen los anuncios de trabajo excelentes además del título del trabajo?
- Información de alto nivel sobre su empresa, qué hace y su misión, junto con cómo encajará este nuevo rol en ella.
- Una descripción de sus candidatos ideales, no solo su experiencia y habilidades, sino también sus atributos personales.
- Lista de deberes y responsabilidades
- Preferencias de habilidades ( bilingüe a más ) y requisitos y / o calificaciones absolutos ( debe poder levantar hasta 50 libras ) .
- Información de compensación, como rango de salario, paquetes de beneficios y otros beneficios
- Su información de contacto, incluida la forma en que desea que los candidatos se comuniquen con usted
- Si desea una carta de presentación y muestras de trabajo además de currículums
Para obtener más información, consulte nuestro artículo detallado sobre cómo crear excelentes anuncios de empleo .
Haga correr la voz de que está contratando: cómo publicitar su vacante
Al igual que con cualquier otro tipo de publicidad, debe mostrar su anuncio de trabajo a las personas adecuadas . La buena noticia es que la tecnología digital actual le permite llegar a una red más amplia de personas y orientar sus anuncios de empleo a una audiencia específica. Excelentes formas de correr la voz incluyen:
- Bolsas de trabajo pagadas en línea como Indeed.com, Monster.com, LinkedIn, CareerBuilder, SimplyHired y más. La mayoría tiene formas integradas de dirigirse a los candidatos según el nivel de experiencia, los conjuntos de habilidades, la educación y la industria. Si está buscando un candidato con habilidades especializadas, es posible que también desee investigar bolsas de trabajo de nicho como Dice, MediaBistro y SalesJobs.
- Las referencias pueden conducir a contrataciones de mayor calidad , ¡así que pregunte! Comparta su anuncio de trabajo con su propia red. Pregúnteles si conocen a alguien que pueda ser adecuado y si les importaría compartir su puesto vacante más ampliamente.
- Las redes sociales le brindan un medio para compartir una publicación gratuita que enlaza con su anuncio de trabajo o incluso para invertir algo de dinero en sus esfuerzos de reclutamiento. Casi la mitad de los candidatos utilizan las redes sociales como parte de su búsqueda de empleo, por lo que esta podría ser la forma en que encuentre su próxima contratación.
- Los reclutadores pueden dejar de lado la búsqueda de candidatos y entregarle currículums seleccionados. A menudo también se encargarán de las entrevistas previas, por lo que todo lo que tiene que hacer es entrevistar a algunos de los mejores candidatos antes de tomar una decisión. Solo asegúrese de darles una descripción detallada del trabajo y una comprensión de su candidato ideal.
Para obtener más información, consulte nuestro artículo detallado sobre la publicidad de puestos vacantes .
Encuentre a la persona adecuada: cómo seleccionar, evaluar y entrevistar candidatos
Si ha escrito una descripción detallada del trabajo y ha hecho correr la voz de manera efectiva, entonces debería tener currículums de calidad. Ahora es el momento de revisar esa pila, seleccionar los currículums más prometedores y preseleccionar a esos candidatos para descubrir cuáles valen la pena entrevistar.
Antes de leer los currículums, vuelva a leer la descripción de su trabajo. Tenga en cuenta sus requisitos y el candidato ideal a medida que clasifica cada currículum en una de tres pilas:
- Verde para destacados que definitivamente quieres entrevistar
- Amarillo para los candidatos que tal vez desee entrevistar
- Rojo para currículums que no le interesan
Esté atento a estas banderas rojas al revisar los currículums
La mayoría de los candidatos a puestos de trabajo ponen su mejor pie profesional cuando se trata de su currículum. Han tenido tiempo para crearlo y pulirlo, por lo que probablemente este sea el reflejo más profesional que obtendrá de ellos. Por eso es importante verificar las siguientes señales de alerta:
- Dirección de correo electrónico no profesional
- Lenguaje o jerga no profesional
- Errores ortográficos y gramaticales
- Formato descuidado o confuso
Estos podrían indicar una conducta no profesional o posibles problemas de comunicación en el futuro, tanto entre usted y el empleado, como entre el empleado y sus clientes. Otras señales de alerta incluyen brechas notables en el empleo o evidencia de disminución de responsabilidad. Estos podrían indicar problemas de desempeño, así que preste mucha atención a la sección del historial del trabajo.
Para obtener más información, consulte nuestro artículo detallado sobre la selección de currículums .
Preparar preguntas de la entrevista y establecer un proceso de entrevista
Antes de su primera entrevista, considere cómo puede determinar mejor si un candidato encaja bien en función de sus habilidades y su ajuste cultural. No solo su entrevista será más fluida si está preparado, sino que también podrá evitar posibles problemas legales si se apega a un conjunto estándar de preguntas preparadas en función de su puesto vacante. De acuerdo con la Comisión de Igualdad de Oportunidades en el Empleo (EEOC) de EE. UU., Debe evitar hacer preguntas relacionadas con:
- Años
- Raza, etnia o color
- Género o sexo
- País de origen nacional o lugar de nacimiento
- Religión
- Discapacidad
- Estado civil o familiar o embarazo
Tenga cuidado de no hacer preguntas que puedan percibirse como una búsqueda indirecta de la información. Por ejemplo, no pregunte: "¿En qué parte de la ciudad vive?" Esto podría abrir la puerta a un sesgo socioeconómico percibido. En su lugar, pregunte algo como: "¿Tendrá un medio de transporte regular para llegar a tiempo al trabajo?"
Ejemplos de preguntas de la entrevista
Puede usar estas preguntas de muestra como un marco general para su entrevista, agregando preguntas de entrevista específicas para el puesto y su empresa:
1. ¿Qué le interesa de trabajar para esta empresa?
La respuesta del candidato le mostrará si investigó su negocio y / o el rol específico; en otras palabras, qué tan bien se prepararon para la entrevista.
2. Hábleme de un momento en el que trató con un cliente desafiante. ¿Qué hiciste para resolver el problema?
¿Dan un ejemplo real o describen una situación hipotética? Esto pone a prueba su capacidad para tratar con clientes difíciles, una habilidad importante, especialmente si está contratando un puesto de servicio al cliente. Esta pregunta también puede darle una idea de cómo manejan situaciones estresantes y resuelven problemas bajo presión.
3. Déme un ejemplo de dónde ayudó en un área fuera de su función normal.
Ocasionalmente, las pequeñas empresas pueden necesitar que un empleado intervenga y ayude con tareas fuera de la descripción de su propio trabajo, por lo que la flexibilidad es importante. Preste atención a lo siguiente cuando escuche su respuesta:
- ¿Dan fácilmente ejemplos de querer una mayor participación?
- ¿Parecen sentirse reacios o resentidos por hacer algo más que su función?
- ¿Están dispuestos a trabajar en equipo?
4. ¿Cuál ha sido su mayor experiencia de aprendizaje hasta la fecha y por qué?
La respuesta de un candidato a esta pregunta podría revelar todo tipo de información interesante. Primero, esto le dirá si están abiertos a aprender cosas nuevas. También podría demostrar su disposición a aceptar la responsabilidad por los errores y mostrar su nivel de comodidad al discutir temas desafiantes.
5. ¿Qué cree que puede lograr en sus primeros 90 días?
Su respuesta revelará cuán organizados están en su planificación y si sienten que pueden comenzar a funcionar o requerirán más capacitación y una curva de aprendizaje más larga. Sin embargo, recuerde que no es necesariamente una mala señal si están interesados en aprender más sobre los problemas antes de sugerir soluciones.
6. ¿Qué preguntas tienes para mí?
Las cosas que le interesan a un candidato indican sus prioridades. ¿Están más interesados en cuánto tiempo de vacaciones tendrán o en sus responsabilidades en el trabajo? ¿Tienen curiosidad sobre la historia de su empresa, los problemas actuales y los planes de expansión?
Sus preguntas le dirán si han investigado su negocio y cuán interesados están en ser parte de su organización. Finalmente, tendrá una idea de si pueden aprovechar una pregunta tan abierta para pensar de manera crítica y creativa.
Establecer un proceso de entrevista
No solo es útil hacer referencia a un conjunto estándar de preguntas de entrevista, sino que también es aconsejable adoptar un proceso de entrevista estándar y explicarlo a los candidatos al comienzo de cada entrevista:
- Proporcione una descripción general de su empresa y el nuevo rol.
- Hágales algunas preguntas que requieran ejemplos específicos.
- Déles tiempo para que hagan sus propias preguntas.
- Concluya con los siguientes pasos.
Siempre proporcione a los candidatos plazos reales para los próximos pasos. Aunque quizás desee contratar al candidato ideal al día siguiente, la realidad es que puede llevar un par de semanas o más. Finalmente, evite la tentación de hablar demasiado durante la entrevista. Quiere que hablen la mayor parte del tiempo, y necesita escuchar.
Para obtener más información, lea nuestro artículo detallado sobre cómo crear un proceso de entrevista y otros consejos para entrevistas.
Seleccionar candidatos antes de contratar
Debido a que las malas contrataciones pueden costarle a su empresa tiempo y dinero valiosos, es aconsejable no basar su decisión de contratación únicamente en una entrevista. Es por eso que muchas pequeñas empresas utilizan varios métodos de detección, que incluyen evaluaciones de comportamiento, verificación de referencias, verificación de antecedentes y pruebas de drogas.
Cuándo usar evaluaciones de comportamiento
Una forma de seleccionar a los candidatos más allá de su entrevista es pedirles que realicen una evaluación de contratación por comportamiento. Esto le ayuda a ir más allá de si parecen estar calificados en función de su experiencia y conjunto de habilidades al descubrir cómo es probable que actúen en su nuevo puesto. De esta manera, las pruebas de comportamiento lo ayudan a decidir qué candidatos son los más adecuados para su función y como parte de su equipo y negocio.
Las evaluaciones de comportamiento populares incluyen Selective H iring y The Predictive Index .
Para obtener más información, lea nuestro artículo detallado sobre pruebas de comportamiento para candidatos a puestos de trabajo .
Cómo verificar sus referencias
Antes de extender una oferta de trabajo a su mejor candidato, verifique sus referencias. ¿Por qué? Si se hace bien, las verificaciones de referencias pueden ayudarlo no solo a prevenir una mala contratación, sino también a comprender y prepararse mejor para administrar a alguien si lo contrata.
Cuando se ponga en contacto con una referencia, sea amable. Explique quién es usted y por qué llama antes de preguntar si tiene unos minutos para charlar. Asegúrese de tener una lista de preguntas para referencias preparada con anticipación para no perder el tiempo de nadie. Cada verificación de referencia debe incluir una verificación de los hechos laborales, si es posible, así como preguntas para evaluar las habilidades, aptitud y aptitud de su candidato.
Cuándo realizar verificaciones de antecedentes y pruebas de detección de drogas
En algunos estados y ciudades, es arriesgado solicitar verificaciones de antecedentes y pruebas de drogas antes de extender una oferta de trabajo. El curso de acción más seguro puede ser extender una oferta de trabajo supeditada a una verificación de antecedentes limpia y una prueba de drogas.
Para obtener más información, consulte nuestro artículo detallado sobre la selección de candidatos .
Decidir qué pagar: cómo establecer la compensación para los nuevos empleados
El salario será un factor determinante en la calidad de los candidatos que puedas atraer, especialmente su nivel de experiencia y habilidades. Comience visitando recursos en línea como PayScale, Glassdoor o Salaries.com para revisar los datos salariales. Esto puede ayudarlo a establecer un punto de referencia para el salario medio o el salario por hora en su área. Otro buen recurso salarial es Glassdoor. La Oficina de Estadísticas Laborales también ofrece información sobre la escala salarial clasificada por ocupación, estado y área metropolitana.
Sin embargo, obtener puntos de referencia de compensación no es la única parte de la ecuación. También debe comprender cuánto puede pagar siguiendo estos pasos:
- Comprenda los costos relacionados con los empleados más allá del salario. Estos podrían incluir equipo nuevo, espacio de oficina más grande o incluso un paquete de beneficios.
- Considere cómo estos costos encajan en su presupuesto actual, observando de cerca sus proyecciones de 12 meses.
- Evalúe su margen de beneficio.
- Considere basar las primeras contrataciones en roles que puedan ayudar a generar ingresos.
Para obtener más información, consulte nuestro artículo detallado sobre cómo determinar las tasas de pago para los nuevos empleados .
Hacer una oferta: cómo escribir una carta de oferta de trabajo
Una vez que haya elegido qué candidato le gustaría contratar, y después de que hayan pasado todas las evaluaciones necesarias, es hora de ofrecerles el trabajo. Si puede, comparta las buenas noticias por teléfono. A menudo es una experiencia gratificante que les permite a usted y a su posible empleado la oportunidad de discutir informalmente la oferta y escuchar el entusiasmo de los demás. Sin embargo, es imperativo que continúe con una carta formal que presente un registro detallado de su oferta de empleo.
¿Por qué? Las cartas de oferta de trabajo ayudan a protegerlo a usted y a su nuevo empleado en caso de que surjan desacuerdos futuros sobre los términos de su empleo. Si es posible, pídale a un experto legal que revise su carta de oferta para asegurarse de que cubra los requisitos legales y no use ningún lenguaje que pueda llevarlo a un tribunal en el futuro. Las cartas de oferta deben incluir:
1. Requisitos legales estatales
Antes de redactar una carta de oferta para un empleado potencial, tenga en cuenta que debe cumplir con los requisitos legales estatales para su ubicación. Visite el sitio web del departamento de trabajo de su estado para encontrar los requisitos para su área.
2. Título del puesto e información básica
En la apertura de su carta de oferta, incluya información básica sobre el puesto que está ofreciendo. Esto incluye:
- Título profesional
- Fecha de inicio
- Fechas de orientación y capacitación (si corresponde)
- Situación a tiempo completo o parcial
- Turno (si aplica)
Evite el uso de palabras o frases que puedan sugerir una garantía de empleo futuro. La Society for Human Resources Management sugiere evitar términos como "seguridad laboral", "somos una empresa familiar" o "en el futuro".
3. Información sobre sueldos y bonificaciones / comisiones pertinentes
Incluya detalles sobre la compensación y el período de pago de su posible empleado. Establezca una compensación por hora, semanal o por período para que su posible empleado no espere recibir la compensación de todo el año si el empleo termina antes de fin de año.
También incluya información sobre a quién reportará su empleado, incluso si es usted, e incluya una oración breve sobre los períodos de evaluación, como "su desempeño será evaluado después de tres meses de empleo y anualmente a partir de entonces".
4. Beneficios y licencia retribuida
Incluya un breve resumen de los beneficios incluidos con el puesto, además de los requisitos de elegibilidad y los plazos para lo siguiente:
- Seguro de salud
- Seguro de vida
- Discapacidad a corto y largo plazo
- 401 (k) u otro plan de jubilación
- Cuenta de gastos flexible (si corresponde)
- Asistencia educativa
Describa cualquier licencia pagada que ofrezca además de las requeridas legalmente (consulte “Cómo cumplir con los requisitos legales relacionados” a continuación). Incluya información relevante sobre los días de enfermedad, los días personales, los horarios de feriados observados y los días libres / vacaciones pagados.
5. Condiciones de empleo
Incluya las condiciones laborales que debe cumplir un candidato. Esto podría incluir pasar pruebas de drogas, respuestas satisfactorias a verificaciones de antecedentes, voluntad de firmar acuerdos de confidencialidad sobre su negocio y productos, completar un Formulario I-9 para verificar la autorización de empleo de EE. UU. Y el cumplimiento de la ley de inmigración, si corresponde.
Si el candidato trabajaba para un competidor o una empresa similar, considere incluir una condición de empleo de que el empleado no esté sujeto a acuerdos de no competencia u otros acuerdos con empleadores anteriores. Cuando su candidato firma la carta de oferta, está confirmando efectivamente que está libre de acuerdos previos con el empleador.
6. Empleo a voluntad
En los EE. UU., Las cartas de oferta para los nuevos empleados deben incluir lo que se conoce como una "declaración a voluntad". Esto ayuda a aclarar que la relación empleador-empleado no es un contrato, lo que los obligaría a usted y al empleado a contratar términos por un período de tiempo específico.
Una declaración a voluntad significa que puede despedir a los empleados cuando lo desee, con o sin causa. También le permite a su empleado renunciar a su puesto en cualquier momento.
7. Hora para responder / Fecha de "Responder por"
Asegúrese de incluir una fecha de "responda antes de"
Para mantener el proceso de contratación en movimiento y evitar un largo período de espera durante el cual su candidato de segunda opción podría aceptar un empleo en otro lugar, asegúrese de que su nuevo empleado potencial sepa cuándo expira la oferta de trabajo e incluya una fecha en la que necesitará su respuesta. Incluya una línea como, “Responda antes del lunes 4 de junio para notificarme si desea aceptar esta oferta. Espero la posibilidad de trabajar juntos ".
Para obtener más información, consulte nuestro artículo detallado sobre cómo realizar ofertas de trabajo .
Manténgase en el lado correcto de la ley: cómo cumplir con los requisitos legales relacionados
Una vez que su candidato acepte su oferta de trabajo, es hora de convertirlo en un empleado oficial. Más allá de un suspiro de alivio y quizás un almuerzo de celebración, hay algunos requisitos legales más para marcar.
R: Solicite su número de identificación de empleador (EIN), también conocido como Número de identificación federal, que utilizará para enviar información fiscal relacionada con sus empleados . Cuando se convierte en empleador , debe retener, depositar, declarar y pagar impuestos sobre la nómina. Esto es lo que necesita saber.
- Si aún no tiene un número de identificación de empleador (EIN) , también conocido como Número de identificación fiscal federal, solicite uno en línea.
- Luego, identifique que su empleado es lo que se conoce como un empleado de derecho consuetudinario . Según el IRS, esto significa que usted, como propietario de la empresa, "controla los servicios que se prestarán y cómo se harán". Otras clases impositivas de trabajadores incluyen empleados estatutarios, empleados no estatutarios y contratistas independientes . Conocer la situación fiscal laboral de su trabajador le ayuda a identificar cómo tratar los pagos que le hace al trabajador cuando se trata de impuestos.
- Configure registros de impuestos para cada empleado. Visite la página de Registro de impuestos sobre el empleo del IRS para obtener una lista actualizada de lo que se requiere. Como mínimo, espere establecer registros para el impuesto federal sobre la renta, el seguro social, Medicare y el impuesto federal por desempleo (FUTA) para cada empleado.
- Aprenda cómo retener y depositar el impuesto federal sobre la renta, el seguro social, Medicare y el impuesto federal por desempleo (FUTA) para cada empleado visitando la página Comprender los impuestos sobre el empleo del IRS .
- Visite el sitio web de su gobierno estatal para obtener los formularios de impuestos estatales requeridos para cada empleado y conozca lo que debe completar para cada uno.
B - Asóciese con un proveedor de nómina . Este socio no solo debe asegurarse de que sus empleados reciban el pago correcto, sino que también administrará los documentos de retención de impuestos. <font s
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