6 razones por las que presupuestar con una hoja de cálculo supera en todo momento a las herramientas automatizadas

Cuando comencé a trabajar, registré mis gastos hasta el centavo en una hoja de cálculo que llamé Budget Bible. (fue prestado de mi amigo)

A lo largo de los años, esa hoja de cálculo se ha transformado en un documento que rastrea principalmente nuestro patrimonio neto. Realiza un seguimiento de nuestras cuentas bancarias, nuestras cuentas de inversión, así como nuestras declaraciones de impuestos cada año. Es un documento vivo que ha evolucionado a lo largo de los años. No puedo imaginarme administrando nuestra vida financiera sin él.

(el título dice presupuesto, pero el artículo se centrará en todo lo relacionado con las finanzas y los números, por lo que puede ser presupuesto, seguimiento del patrimonio neto, seguimiento de las inversiones, lo que sea)

Dicho esto, todavía utilizamos algunas herramientas de finanzas personales para administrar nuestro dinero. La hoja de cálculo es el núcleo, pero tenemos herramientas que la respaldan.

Hoy, quiero hablar sobre cómo, a pesar de esas herramientas, hay razones por las que presupuestar con una hoja de cálculo sigue siendo el rey. Y siempre será rey.

Es una herramienta viva a medida

Las hojas de cálculo pueden ser tan simples o complejas como necesite. Lo que rastrea, lo que calcula, lo que pone en informes o gráficos y otras visualizaciones ... lo crea según lo que necesita. Las hojas de cálculo son increíblemente poderosas, pero también pueden ser un simple registro de transacciones.

Puede comenzar con una plantilla de hoja de cálculo de presupuesto y personalizarla o comenzar completamente desde cero. Como no hay prisa, puede modificarlo con el tiempo para que se adapte a sus necesidades.

Las herramientas son poderosas porque pueden ayudarlo a comenzar muy rápidamente, a menudo de forma gratuita, pero nunca son perfectas porque las necesidades de todos son diferentes.

Es como comprarse un traje. Puedes ir a cualquier tienda y comprar un traje del perchero. Obtendrás un traje muy rápido y te quedará decentemente bien.

O puedes ir a un sastre y que te midan un traje que ellos hacen a tu medida. Eso llevará mucho más tiempo, pero el traje encajará perfectamente.

Para extender la analogía aún más, cuando su cuerpo cambia, puede hacer que el traje se adapte a la medida. Su hoja de cálculo se puede ajustar a medida que avanza en las aventuras de su vida. El aspecto de tu vida a los veinte no será igual que a los treinta, cuarenta o sesenta.

No puede cambiar una herramienta, pero puede actualizar su hoja de cálculo.

Muchas personas que buscan una herramienta mejor que Mint a menudo se gradúan más allá del simple presupuesto. Disfrutaron de Mint, pero quieren invertir más y hacer un seguimiento de todo su patrimonio neto , no solo centrarse en el presupuesto.

Puede crear sus propios informes

Lo que me encanta de mi hoja de cálculo es que he creado todos los informes que necesito.

Mi hoja de resumen me da una instantánea rápida de nuestras finanzas. Conozco nuestro patrimonio neto, nuestro patrimonio neto líquido , así como dónde está nuestro efectivo. Se extrae de las celdas de mi hoja de Activos, pero está organizado de una manera menos desordenada.

También tengo hojas secundarias que me sirven como una para mis impuestos. He registrado algunas de las líneas de mi Formulario 1040 en una hoja, incluidos salarios, intereses, dividendos, ganancias de capital, impuestos totales y cifras calculadas como la tasa de impuestos efectiva .

Es divertido ver que en 2006, solo tenía $ 50 en dividendos. Para 2015, esa cifra superaría los 50.000 dólares. (No hay ningún secreto para el enorme aumento: vendí un negocio en 2010 y puse gran parte de las ganancias en el mercado de valores)

Cuando crea sus propios informes, puede generar cálculos en todas partes. Puede calcular algunas de estas importantes proporciones monetarias y siempre estará al tanto de sus proporciones. Esto es especialmente útil para aquellos índices que rastrean su progreso, como su índice de patrimonio neto (Ingreso antes de impuestos de la edad X / 10), que proviene de The Millionaire Next Door.

Las herramientas cambian, desaparecen, se adquieren

Existe un concepto en los negocios llamado riesgo de plataforma .

Es cuando construyes un negocio que depende de otro negocio. Los influencers de Instagram, las estrellas de Youtube, los streamers de Twitch y similares son muy populares en estos días, pero dependen en gran medida de plataformas de terceros. Si algo le sucede a Instagram, Youtube o Twitch, esos negocios sufren.

Las herramientas de finanzas personales a menudo cambian de un año a otro y, a veces, se adquieren o se declaran en quiebra. Si confía en esas herramientas, está sujeto a esos riesgos y eso puede ser muy molesto si una herramienta se hunde cuando es un engranaje clave en su máquina financiera.

Los usuarios de Quicken han experimentado esto bastante. La herramienta fue creada por Intuit, experimentó mucha competencia de Mint (y muchos cambiaron) y se vendió a HIG Capital en 2016. Si fue un usuario de Quicken durante mucho tiempo, "disfrutó" estos cambios de primera mano. Muchos usuarios de Quicken también se quejan del soporte. Las herramientas dejan de sincronizarse con algunas cuentas a medida que cambian las interfaces. Pierden funciones, agregan funciones, se vuelven más complicadas, se vuelven más simples: usted no tiene control.

Un ejemplo más reciente es Google Finance. Me encantaba Google Finance, pero supongo que no mucha gente lo hizo porque Google lo cerró y muchos se apresuraron a encontrar un reemplazo .

Las hojas de cálculo nunca se hundirán. Ellos también, fundamentalmente, no cambian. Es un libro mayor.

Es como preocuparse de que una calculadora desaparezca. No desaparecerá.

El seguimiento manual sigue siendo el mejor

Al tomar notas, escribirlas a mano agrega una capa extra que ayuda a tu memoria. Gran parte del valor de tomar notas está en escribirlas. Es por eso que tendrías pruebas en las que podrías traer una hoja de notas para obtener ayuda.

Lo mismo se aplica a su presupuesto. Al ingresar manualmente los datos, agrega un paso adicional que hace que el gasto y el ahorro sean más tangibles.

Si bien esto puede llevar mucho tiempo, tiene el beneficio de empujarlo a simplificar sus finanzas . Antes de comenzar, tenía muchas cuentas bancarias en línea porque las abría para revisar el proceso. Se volvió engorroso iniciar sesión en ellos solo para registrar $ 50 aquí y $ 25 allí. (¡y trivial cerrarlos!)

Cuando comience, el seguimiento manual será su amigo.

A medida que usted y su sistema maduran y pierde los beneficios del seguimiento manual, es importante apoyarse en herramientas como Tiller . Pueden mantener su proceso en marcha incluso si no tiene ganas. ¡No desea abandonar el seguimiento debido a la entrada de datos! Tiller se encargará de la automatización por usted y extraerá los datos en su nombre.

Aquí hay 10 hojas de trabajo de presupuesto imprimibles gratuitas que puede probar. 

¡Puedes escribir notas!

Las notas son CLAVE .

No era bueno para poner notas cuando comencé. No fue hasta más tarde que comencé a tomar notas (literalmente, haga clic con el botón derecho y agregue una "Nota nueva" en una celda) y cambió la forma en que usamos nuestra hoja de cálculo.

Probablemente tu memoria sea buena durante el último año. También recuerda los grandes acontecimientos de su vida.

¿Pero recuerda lo que sucedió en diciembre de 2012?

Mi cuenta Vanguard tuvo un gran aumento ese mes, pero ¿por qué? Si intentara recordar hoy, en 2019, no tendría ninguna posibilidad. Podría hacer una suposición, pero sería solo una suposición. Y no estaría seguro de mi suposición.

Pero resulta que transferí un 401 (k) a mi Vanguard Rollover IRA. Respondido en segundos gracias a las notas. Ese fue un ejemplo realmente mundano, pero es exactamente por eso que las notas son importantes. ¡No recuerdas lo mundano! ¡Y ciertamente no muchos años después!

Tus notas recuerdan por ti.

Tus datos están más seguros

La nube es bastante segura. Pero existen riesgos.

Cuando hablé con Personal Capital sobre la seguridad de sus datos , me sentí seguro de que mis datos estaban seguros. Pero con cualquier servicio, tener los datos disponibles significa que hay más del 0% de posibilidades de que suceda algo. Si mis datos no están ahí, no les puede pasar nada.

Cuando la gente me pregunta por alternativas a Quicken , un factor importante es mantener sus datos locales. No les gusta Mint o Quicken Online porque no quieren sus datos en la nube.

La mejor solución es utilizar una hoja de cálculo que almacene localmente. Si bien todavía existen riesgos, ya que alguien puede ingresar a su computadora o robar su computadora portátil, eso es responsabilidad suya. No será culpa de nadie más.

¿Utiliza una hoja de cálculo para realizar un seguimiento de sus finanzas? ¿Qué rastreas? ¿Algún cálculo divertido que hagas que pueda robar?