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3 Preguntas que debe hacer al subcontratar su soporte de TI

Dado el tamaño de su empresa, es probable que externalice las funciones de soporte que están fuera de su área de especialización, que es la que dirige su pequeña empresa. Y a menos que esté dirigiendo un negocio de TI, probablemente debería estar subcontratando el soporte de TI junto con otras funciones especializadas como recursos humanos, nómina y asuntos legales.

He descubierto que las necesidades de TI de las pequeñas empresas se dividen en cuatro categorías. En primer lugar están las molestias diarias que pueden descarrilar los negocios a menos que se aborden con rapidez y eficacia: “No puedo imprimir”. “He perdido mi contraseña.” “El sistema es lento.” “¿Qué significa este mensaje de error?” “¿Debería abrir este archivo adjunto de correo electrónico?”

La segunda es la necesidad de alguien que pueda abordar estos problemas diarios, un experto que pueda tener conversaciones con sus otros proveedores de TI que manejen su conectividad a Internet, software central y similares, y que le ayude a planificar y presupuestar para el futuro.

Tercero, los sistemas de una pequeña empresa necesitan un mantenimiento regular, incluyendo actualizaciones periódicas, mantenimiento de software antivirus, monitoreo de copias de seguridad y revisiones de seguridad. Por último, las pequeñas empresas necesitan apoyo para los proyectos de TI que surgen periódicamente: cosas pequeñas como un nuevo empleado que empieza a trabajar en empresas más grandes como la instalación de un nuevo servidor o la apertura de una nueva oficina.

Qué preguntar a posibles proveedores de TI

Ninguna persona puede satisfacer todas estas necesidades: Necesitas un equipo. Puede contratar al equipo en su personal, o puede subcontratarlo. Debido a que el costo de contratar a un equipo suele ser prohibitivo para una pequeña empresa, la subcontratación suele ser la mejor opción.

Si está listo para elegir un proveedor de servicios de TI que satisfaga sus necesidades, primero deberá definir sus objetivos relacionados con TI. Esto puede incluir el aumento del tiempo de actividad o del rendimiento de la red, la aceleración de los tiempos de respuesta, la protección de sus sistemas contra la piratería informática, la realización de copias de seguridad fiables en caso de desastres y errores, y el cumplimiento de las normativas.

La externalización del soporte de TI suele ser una forma eficaz de hacer crecer su pequeña empresa, pero no es una asociación que deba emprenderse a la ligera. Al investigar a los posibles proveedores, asegúrese de que estas preguntas hayan sido respondidas:

1. ¿Qué significa “todo incluido”?

Muchas empresas de TI subcontratadas utilizan el término “todo incluido” para describir sus servicios, sólo para después cobrar un suplemento por servicios que no están incluidos en el contrato. Para averiguar qué es lo que realmente está incluido en su plan, pregúntele a los vendedores qué es lo que podría incitar al proveedor a enviarle una factura además de la cuota mensual. Ya sea que se trate de una actualización de servidor o de una llamada de soporte en persona, casi siempre habrá extras más allá del plan supuestamente todo incluido.

2. ¿Se toma en serio la seguridad?

Muchos proveedores de soporte de TI están dispuestos a discutir (ampliamente) las medidas de seguridad que toman para proteger su negocio, pero igual de importantes son las medidas que toman para proteger el suyo propio. Cuando usted confía en un proveedor de servicios, esencialmente le da a esa compañía las claves de su red de negocios. Si la empresa de TI tiene, digamos, 50 clientes, eso significa que tiene las llaves de 50 redes diferentes, y eso la convierte en un objetivo tentador para los ciberataques. Pregunte a cualquier empresa de soporte potencial qué está haciendo para mantenerse segura y averigüe si utiliza medidas de seguridad estándar del sector, como la autenticación de dos factores, contraseñas complejas y cambios regulares de contraseña.

3. ¿Qué hay de su personal de TI actual?

Cuando un líder empresarial opta por externalizar la TI a una empresa de soporte, es comprensible que cualquier empleado de TI se preocupe por su trabajo. Dicho esto, hay formas de calmar sus temores. La investigación de CompTIA encontró que el 53 por ciento de los clientes de las compañías de soporte de TI han mantenido el mismo número de empleados internos de TI y sólo un 6 por ciento ha recortado el personal interno. En la mayoría de los casos, los proveedores de servicios de TI se encargan de las tareas rutinarias, liberando al personal interno para que se concentre en proyectos tecnológicos que generarán ingresos a largo plazo.

Si cree que su empresa se beneficiaría de trabajar con soporte de TI subcontratado, sopese cuidadosamente los pros y los contras antes de empezar. Al trabajar con un proveedor de servicios de TI de confianza, puede dejar que los expertos se encarguen de la TI y dirigir su negocio, en lugar de dejar que la TI lo haga a usted.

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