Requisitos legales que se deben cumplir antes de contratar empleados

Su empresa puede estar ansiosa por contratar a su primer empleado, pero ¿ha tomado todas las medidas necesarias para establecerse como un empleador legal?

Más allá de la mera decisión de agregar nuevos empleados a su negocio, hay varios pasos requeridos por el gobierno federal y estatal que deben tomarse antes de que pueda contratar a alguien.

Aquí hay un vistazo a los 10 requisitos legales que todo empleador debe cumplir antes de contratar a un nuevo empleado:

1. Solicite un EIN.

Cada empleador, incluso si solo emplea a una persona, debe tener un Número de identificación de empleador (EIN) federal que sirve como identificación fiscal de la entidad. El Servicio de Impuestos Internos (IRS) ofrece varias formas de presentar la solicitud : La forma más rápida y preferida de presentar la solicitud es en línea mediante la aplicación de Internet, que le permite recibir su EIN de inmediato.

Pero también puede presentar su solicitud por teléfono, correo estándar o fax. Todo lo que necesita para solicitar es el número de identificación del contribuyente, como el número de Seguro Social, del funcionario principal o propietario de la empresa e información básica sobre la empresa, como si está constituida y cómo.

2. Regístrese en la oficina de seguro de desempleo de su estado.

Por cada empleado que contrate, incluido el primero, deberá pagar impuestos de desempleo a su estado. Esto generalmente requiere registrarse en la oficina estatal que supervisa el seguro de desempleo y luego informar los detalles salariales trimestrales de cada empleado junto con realizar los pagos requeridos al fondo. Por lo general, los impuestos se pueden pagar de forma electrónica.

Cada estado tiene sus propias reglas y fechas límite para los pagos, por lo que es importante que se familiarice con las reglas de su estado. Todos los estados ahora tienen recursos en línea para informar a los empleadores sobre sus requisitos con respecto al seguro de desempleo. Haga una búsqueda en Google de "seguro de desempleo", "empleadores" y el nombre de su estado para encontrar el sitio web de su estado con esa información.

3. Verifique la elegibilidad para trabajar de cada posible empleado.

Antes de contratar a alguien, debe verificar que sea quien dice ser y que pueda trabajar legalmente dentro de los Estados Unidos. Esto se hace llenando el Formulario I-9 del Servicio de Ciudadanía e Inmigración de EE. UU. Con el nuevo trabajador después de que haya aceptado la oferta de trabajo.

Además de completar el formulario, el nuevo empleado deberá proporcionar un documento original (como un pasaporte de los EE. UU.) O documentos (como una licencia de conducir estatal y una tarjeta de Seguro Social) que demuestren su identidad y estado legal para trabajar en el EE. UU. Deberá examinar los documentos para verificar su autenticidad (y quizás fotocopiarlos). El Formulario I-9 debe completarse dentro de los tres días posteriores al primer día de trabajo del trabajador.

No es necesario que presente los Formularios I-9 ante el USCIS, pero deberá tenerlos archivados durante tres años después de la contratación (o un año después de que finalice el empleo, lo que sea más tarde). Es mejor mantener todos sus Formularios I-9 en un archivo o carpeta al que solo unas pocas personas en recursos humanos puedan acceder, según la Sociedad para la Gestión de Recursos Humanos . Deberá poder producir los formularios I-9 en caso de que el Servicio de Inmigración y Control de Aduanas lo llame.

4. Consulte las reglas de seguro de compensación para trabajadores de su estado y obtenga cobertura.

La mayoría de los estados requieren que los empleadores tengan cobertura de compensación para trabajadores en caso de que un empleado se lesione en el trabajo, aunque algunos eximen a los empleadores muy pequeños. Es importante conocer las reglas particulares de su estado y obtener la cobertura requerida. Esta base de datos ofrece un breve resumen de las reglas de compensación para trabajadores de cada estado junto con enlaces al sitio web estatal correspondiente donde puede encontrar información más detallada.

5. Informar a los nuevos empleados al registro estatal.

Querrá mantener registros de los empleados, como nombres completos, información de contacto y número de Seguro Social, para sus propios fines administrativos. Pero también está obligado por ley a recopilar esa información.

La ley federal requiere que los empleadores proporcionen información básica sobre los nuevos empleados dentro de los 20 días posteriores a la contratación al estado en el que trabajará el empleado. (Algunos estados tienen plazos aún más estrictos). Esta información se incluye en el Directorio nacional de nuevos empleados que se utiliza para localizar y retener ingresos de personas que deben manutención de niños.

La información requerida incluye el nombre completo, la dirección y el Seguro Social del nuevo empleado, su EIN y dirección y la fecha de contratación del empleado. La mayoría de los empleadores recopilan esta información mediante el uso de un formulario de información del empleado que todos los empleados nuevos deben completar. (Lea ocho consejos para crear un formulario de información para empleados ).

6. Establecer un sistema de retención de impuestos y nómina.

Deberá retener los impuestos sobre la renta federales y estatales, así como los impuestos federales sobre la nómina del Seguro Social y Medicare, del cheque de pago de cada empleado. Un proveedor de nómina externo de buena reputación facilita todo esto al brindarle una solución en la que simplemente puede ingresar la compensación de cada empleado, la deducción de beneficios del empleado y la información de retención de impuestos en el sistema y automáticamente creará cheques de pago regulares (en papel o electrónicos). ) para usted mientras deduce la cantidad correcta para cada tipo de retención de impuestos para cada período de pago.

Muchos grandes proveedores de nómina también incluyen servicios adicionales, como recursos humanos. Asegúrese de revisar detenidamente sus opciones y encontrar un proveedor de nómina que satisfaga todas sus necesidades al precio correcto. Querrá encontrar un proveedor de nómina que también tenga un sólido servicio al cliente y soporte en caso de que encuentre algún problema o tenga preguntas.

7. Haga que todos los empleados llenen el formulario W-4.

Antes de que pueda comenzar a pagarle a un empleado, necesita saber cuántas “asignaciones” quiere que se le retengan para impuestos. Cuantas más asignaciones decida tomar un empleado, menos impuestos se retendrán de su cheque de pago.

Una vez más, los proveedores de nómina suelen proporcionar un formulario W-4 y facilitan el ingreso de la información al sistema. Solo tiene que asegurarse de que cada nuevo empleado lo complete y lo envíe. También puede descargar el formulario W-4 de IRS.gov.

8. Obtenga y publique avisos para empleados.

Hay una serie de leyes laborales federales que requieren que los empleadores publiquen sus requisitos en lugares visibles en el lugar de trabajo para que los trabajadores comprendan sus derechos según la ley. Por ejemplo, es probable que deba exhibir un cartel sobre la Ley de Normas Laborales Justas y sus reglas que establecen un salario mínimo, reglas de pago de horas extras, restricciones al trabajo infantil, protecciones para madres lactantes y más.

Lo que debe publicar depende de factores como el tamaño y la naturaleza de su negocio, en qué estado se encuentra, si tiene contratos federales o empleados discapacitados o trabajadores extranjeros, y más.

También tenga en cuenta que los estados individuales pueden tener sus propios requisitos de exhibición de carteles. Por lo tanto, tiene sentido comunicarse también con el departamento de trabajo de su estado para obtener orientación. El Departamento de Trabajo de los Estados Unidos mantiene una lista de contactos en línea de las oficinas laborales estatales.

9. Cumplir con las reglas de OSHA.

Emplear trabajadores también significa que debe cumplir con la Administración federal de seguridad y salud ocupacional (OSHA) y sus reglas, que se remontan a la Ley de seguridad y salud ocupacional de 1970.

Las reglas de OSHA cubren una variedad de condiciones laborales. Piense en tener herramientas y equipos seguros, uso y mantenimiento seguros del equipo, manejo seguro de productos químicos peligrosos y mucho más.

Deberá utilizar códigos, carteles, etiquetas y letreros para advertir a sus trabajadores sobre los peligros, así como proporcionarles la capacitación necesaria y los exámenes médicos. El cartel de OSHA , o su equivalente a nivel estatal, debe exhibirse en un lugar de trabajo prominente.

10. Establezca los beneficios necesarios para los empleados.

Las pequeñas empresas con menos de 50 empleados equivalentes a tiempo completo (FTE) están exentas del mandato de la Ley de Cuidado de Salud a Bajo Precio (ACA) que requiere que las empresas más grandes tengan seguro médico para sus empleados o paguen una multa anual. Dicho esto, el gobierno federal ofrece incentivos para los pequeños empleadores que sí ofrecen seguros.

Los empleadores con menos de 50 empleados FTE pueden obtener un seguro para sus empleados a través de los intercambios del Programa de Opciones de Salud para Pequeñas Empresas (SHOP). Aquellos con menos de 25 empleados FTE pueden calificar para créditos fiscales por valor de hasta el 50% del costo de la prima del seguro médico.

Dependiendo de su industria y mercado, ofrecer seguro médico a los empleados puede ser una medida inteligente y competitiva, incluso si la ley no le exige que lo ofrezca. Varios estados también están en proceso de promulgar regulaciones que requerirán a los empleadores que no ofrezcan a sus empleados un plan de jubilación estándar, como un 401 (k) o una pensión, un plan de jubilación patrocinado por el estado.

California, por ejemplo, está introduciendo gradualmente reglas que requieren que los empleadores con cinco o más empleados realicen automáticamente deducciones de nómina de IRA para cada empleado a través de su Programa CalSavers u ofrezcan un plan de jubilación patrocinado por el empleador.

Cubriendo sus bases

Aunque estos son los pasos principales que los empleadores deben tomar y que son requeridos por la ley federal o estatal, hay otras cosas inteligentes que debe hacer antes de comenzar a emplear personas. Estos incluyen la creación de un manual del empleado , por lo que no hay preguntas sobre sus reglas y protocolos para los empleados (incluso su primera contratación) y la creación de un archivo de personal para cada empleado.

Aunque la aw no requiere técnicamente mantener archivos de personal, lo protege si alguna vez un empleado lo demanda. También le facilita la búsqueda rápida de cualquier información relevante sobre un empleado, incluida su información básica, historial laboral y de desempeño, información de inscripción en beneficios e historial de lesiones en el lugar de trabajo.

Los registros médicos, cualquier acción disciplinaria tomada contra el empleado y los formularios I-9 deben mantenerse fuera del archivo de personal. (Nolo ofrece consejos sobre lo que debería y no debería incluirse en el archivo de personal de un empleado ). Una vez que cree los archivos de personal, es importante tener un sistema organizado y coherente para mantener esos archivos. Por ejemplo, deberá limitar quién puede acceder a los archivos a solo los supervisores del empleado. Los estados también tienen varias reglas sobre cuánto acceso deben dar los empleadores a los empleados a sus archivos de personal, si así lo solicitan.

Antes de contratar, es esencial revisar minuciosamente todos los pasos necesarios para asegurarse de que no se exponga a problemas legales. El proveedor de nómina con el que elija ir puede ayudarlo con varios de los pasos, según el nivel de servicio que elija.

Una vez que haya implementado los procesos y procedimientos correctos, agregar nuevos empleados debería ser mucho más fácil y rápido. Es solo configurarlo en primer lugar lo que lleva tiempo.