Cree procesos de trabajo para nuevos empleados

Como dice el viejo adagio, "Nunca tienes una segunda oportunidad para causar una primera impresión". Sin embargo, el proceso de contratación de nuevos empleados es solo el comienzo de lo que usted, como propietario de una pequeña empresa, espera que sean relaciones duraderas y fructíferas con ellos.

La incorporación de nuevos empleados es donde comienza la diversión, ya que este es un momento en el que puede presentar procesos de trabajo a sus empleados que los harán increíblemente eficientes. Este es un momento único para responder cualquier pregunta que pueda tener su nuevo empleado o contratados, y librar la batalla de la ineficiencia antes de que comience.

Uno de los mayores desafíos para las pequeñas empresas es la contratación de nuevos empleados. Esto se debe en parte a que los dueños de negocios no creen que puedan tomarse el tiempo de su horario para capacitar a un nuevo empleado. Pero al crear procesos inteligentes, el negocio puede volverse mucho más productivo y tendrá el potencial de crecer exponencialmente.

Tareas de mapeo de procesos para sus nuevos empleados

Por lo tanto, es importante crear procesos escritos oficiales para las tareas que el dueño de la empresa y / o los empleados realizan a diario y que el dueño de la empresa espera que los nuevos empleados puedan asumir.

Una forma eficaz de escribir los procesos en los que trabaja cada día es creando un manual del empleado. Sin embargo, el hecho de que le entregue un libro a alguien no significa que lo leerá. También debe considerar revisar el manual de procesos para empleados de una manera divertida y atractiva. Una forma de hacer esto podría ser realizar exámenes sorpresa para revisar el manual de proceso del empleado, pero dar dulces o certificados de regalo como premios a quien obtenga una respuesta correcta. Otra cosa para recordar si sigue este camino: no se limite a hacer preguntas de sí o no. Asegúrese de que sus empleados puedan explicar los procesos para que comprendan cómo y por qué desea que las cosas se hagan de manera específica.

Los propietarios de negocios pueden mapear procesos para las tareas que asumirán los nuevos empleados. Lo más probable es que el nuevo empleado asuma responsabilidades que un empleado o propietario actual ya está haciendo, además de nuevas tareas que nadie en el negocio aún está haciendo.

Cómo mapear procesos

Si bien las palabras "mapeo de procesos" pueden parecer confusas, ¡no deberían serlo! Puede dibujar o crear fácilmente un mapa de procesos; lo importante es que recuerde cada parte de la tarea.

Por ejemplo, si es dueño de una panadería, puede escribirle a su nuevo empleado:

1. Desbloquee la puerta principal con el código 482021.

2. Coloque el candado detrás de la caja registradora.

3. Encienda las luces.

4. Verifique que todo el equipo de horneado se haya limpiado correctamente ...

Ninguna tarea es demasiado pequeña para un mapa de procesos. Además, puede crear instrucciones para escenarios específicos, por ejemplo:

"Si las luces no se han encendido, enciéndalas. Si las luces están encendidas, vaya al paso 4".

Recuerde, los mapas de procesos son documentos vivos y siempre se pueden editar si se crea un mejor software o mejores procesos. Estos mapas se pueden ajustar a medida que el nuevo empleado se sienta cómodo con la posición y agilice el proceso.

Además, escuche a sus empleados, ya que sus conocimientos son cruciales. Pueden tener ideas sólidas sobre cómo mejorar los procesos. El hecho de que vea algo de una manera no significa que no haya una mejor manera de hacerlo.

Documentar procesos para nuevos empleados

Para hacer crecer su negocio, es muy importante incluir el proceso trazado en una guía documentada tanto en línea como impresa. Estas guías suelen estar escritas, pero también pueden ser visuales y presentar un video o un manual de instrucciones con imágenes.

Aunque hay varias formas de documentar los procesos para los nuevos empleados, la forma estándar de hacerlo sería crear un manual completo para empleados. Esa podría ser una guía de proceso escrita a la que todos los empleados tengan acceso. Esta guía podría tener flujos de trabajo, roles asignados, herramientas utilizadas y, lo que es más importante, un glosario de términos que se utilizan en su industria. Sí, puede publicar este libro en línea y sí, puede incluir videos o fotografías adicionales en su versión digital. Pero en aras de la brevedad, comience con un manual al que todos los empleados tengan acceso, ya que es más eficiente.

Una forma más eficiente de administrar y actualizar este manual es asignar su actualización como una tarea para un empleado de confianza a largo plazo que espera que esté presente durante mucho tiempo. Puede tener este libro actualizado trimestralmente o quizás cada vez que se cambia un proceso. Por ejemplo, si compra maquinaria nueva que requiere operadores, sería necesario, tanto por motivos de eficiencia como de seguridad, que alguien que comprenda esta maquinaria actualice su manual de inmediato.

Conclusión

La creación de procesos será útil no solo para sus nuevos empleados, sino también para sus empleados existentes. El mapeo de procesos es un paso importante para liberar el tiempo del propietario de un negocio para lidiar con problemas más importantes, como cómo hacer crecer y escalar el negocio a largo plazo. Cuando los dueños de negocios pueden traspasar responsabilidades a otros empleados, ya sean nuevos o experimentados, es una señal de que el dueño puede concentrarse en otras tareas de nivel superior. Documentar los procesos es la mejor manera de hacer esto.

Pero recuerde: comience temprano, antes de que sea demasiado tarde, ya que las tareas se vuelven más complejas con el tiempo a medida que su negocio crece.