Los riesgos de los documentos físicos: Por qué su empresa debe considerar la posibilidad de no utilizar papel

Incluso en 2018, muchas empresas todavía conservan el uso de documentos físicos -también conocidos como papel- como un método de mantenimiento de registros. Hay muchas razones por las que las empresas siguen haciendo esto: puede ser por la facilidad de acceso, porque lo creen necesario desde el punto de vista legal o simplemente porque han estado operando durante décadas y así es como siempre han gestionado sus archivos.

Sin embargo, la documentación en papel conlleva riesgos.

En la actualidad, existen muy pocas razones para seguir utilizando realmente los registros y archivos físicos en lugar de los digitales. Es más, su existencia trae consigo numerosas amenazas que muchas empresas deberían estar dispuestas a evitar.

Entonces, ¿cuál es el problema con el papel?

Los documentos físicos son vulnerables

La documentación física se enfrenta a una triple amenaza:

1. Eliminación inadecuada

Cuando se borra un documento digital, se borra. La recuperación es a veces posible, pero sólo por aquellos adeptos en el arte del software y hardware de computadoras. Para la persona promedio, se ha ido. Sin embargo, los documentos físicos no se eliminan tan fácilmente. La práctica común es destruir o destruir información sensible, pero estos elementos pueden ser reparados y sus detalles recuperados por partes no deseadas. El descuido también puede tener un impacto. Cuando los empleados no siguen el protocolo de destrucción de documentos adecuado, se abren riesgos de interceptación después de la eliminación.

2. Destrucción

Un documento físico es material, lo que significa que puede ser destruido. Incendios, inundaciones e incluso la aparición de problemas menores como humedad y acumulación de humedad pueden resultar en la pérdida de documentación comercial vital.

3. Robo

Dados los problemas de accesibilidad, no es de extrañar que el robo de documentación física sea un riesgo grave. Las personas que buscan obtener información sobre su negocio y sus empleados o aquellos que quieren chantajear o dañar a su empresa pueden hacerlo, si pueden conseguir documentación física. Esto, como hemos establecido, no siempre es difícil.

Todas estas circunstancias pueden llevar a una catástrofe para su negocio, lo que significa que tomar medidas para evitarlas se convierte en algo crítico. La digitalización de documentos físicos reduce o incluso elimina los riesgos que suponen estas tres amenazas al añadir capas adicionales de seguridad y estabilidad que no ofrece el papel.

El reto de restringir el acceso

El bloqueo de los datos digitales es bastante sencillo. Los documentos y archivos se pueden poner detrás de contraseñas e inicios de sesión, el acceso a ciertos sistemas sólo se puede dar a personas seleccionadas y se puede establecer un cifrado para disuadir a los curiosos.

Este tipo de seguridad no está disponible cuando se trata de documentación física.

Controlar quién puede acceder a cierta información puede ser un desafío. Usted tiene la oportunidad de guardar los documentos en cajones, oficinas, cajas fuertes, etc., pero estos tienen sus limitaciones. Almacenar un archivo separado de todos los demás es caro y ocupa mucho espacio, lo que significa que el papel tiende a compartir espacio con otros documentos. El resultado es que a medida que más y más personas necesitan acceso a los documentos en este espacio, el potencial para que sean vistos por aquellos que no deberían o no necesitan hacerlo aumenta.

Imagina el escenario. Sólo su gerente de cuentas necesita acceder a la información de las nóminas, pero las copias físicas se almacenan con todos los archivos de los empleados en un archivador ubicado en Recursos Humanos. Todos los de RRHH tienen acceso a estos archivos. Ahora, este archivo puede estar dentro de un gabinete cerrado con llave o puede estar dentro de la oficina del departamento de Recursos Humanos. Si este último es el caso, cualquier persona que tenga la capacidad de entrar en ese espacio de oficina también puede acceder a ese archivo. Esto incluye a personas de otros departamentos, la dirección, el personal de limpieza, el cartero, los visitantes e incluso los empleados descontentos. Sin embargo, si estas nóminas fueran digitales, estos archivos únicos podrían estar protegidos por un protocolo de acceso único. Este importante problema de vulnerabilidad se resuelve inmediatamente.

Con el papel, también es mucho más fácil que un documento que contiene información confidencial se deje en un lugar al que pueda acceder una persona no autorizada. Por ejemplo, su empresa puede recibir información confidencial por fax. Si esto no se detecta inmediatamente, puede que simplemente quede al descubierto para que cualquiera lo vea. Digamos que su negocio es una firma legal: este tipo de situación no sólo puede ser desastrosa, sino que también puede estar infringiendo la ley. Sin embargo, si el fax llegara a una plataforma digital, como un servicio de fax en línea, no se dejaría a la vista. En este caso, sólo sería visible para quienes tuvieran un acceso adecuado.

Un resumen rápido sería el siguiente: sin lo que algunos considerarían una seguridad excesiva e intrusiva, el uso de documentos en papel dificulta el acceso de las empresas a información sensible o confidencial. Pero esta no es la única forma en que sus documentos en papel son vulnerables.

Documentación de localización de dificultades

Cuando un documento o archivo se mantiene en línea, se almacena en una ubicación singular. Puede estar en un servidor, dentro de una carpeta de ordenador o en un sistema en nube como Dropbox o Google Drive. Puede tener copias, pero éstas también se encuentran en un solo lugar. Son fáciles de localizar y localizar. La documentación física puede ser más difícil de rastrear, principalmente porque a menudo puede estar en movimiento.

Tomemos el ejemplo de un contrato. Puede transmitirse a múltiples personas, desplazarse a través de diferentes departamentos e incluso viajar entre ubicaciones geográficas. A lo largo del camino, es posible que le ocurran numerosos problemas. Todos estamos familiarizados con las historias de horror, como los documentos secretos de inteligencia relacionados con el terrorismo que se dejaron en un tren en Gran Bretaña. Desafortunadamente, el error humano es un problema potencial cuando se maneja incluso la información más delicada.

Debido a esto, los documentos físicos también son mucho más difíciles de rastrear. Si no se encuentra en una ubicación asignada, como un armario, porque se ha quitado, el papel puede ser increíblemente difícil de localizar. Esto no es un problema para la documentación digital, donde los archivos son mucho más fáciles de localizar y se mantienen seguros.

Un golpe a la reputación

El impacto ambiental es una preocupación para los consumidores, ya que más de un tercio de las personas optan por utilizar organizaciones que son más sostenibles que sus competidores. A la gente le importa cómo sus actividades, y las actividades de las empresas con las que se relacionan, afectan a nuestro planeta.

Como resultado, la ausencia de papel es una cuestión clave de la que muchos de sus clientes son muy conscientes. Reducir el desperdicio de recursos no es difícil en estos tiempos, dada la existencia de nuevas tecnologías en línea que eliminan la necesidad de imprimir en papel. El cambio de fax en papel a fax en nube, por ejemplo, garantiza la capacidad de transmitir documentación visual sin necesidad de un uso excesivo de papel. Asimismo, el envío de facturas, avisos y promociones a través de un servicio en línea, en lugar de por correo, reduce el impacto en el medio ambiente.

Estas son prácticas simples que su negocio puede y debe seguir. Si no lo es, y los consumidores lo descubren, puede que se enfrente a una reacción violenta por una conducta perezosa y poco ética en la era moderna. El uso de papel puede suponer un riesgo de pérdida de beneficios, simplemente por no estar a la altura de las perspectivas y la constitución moral de los consumidores en 2018.