¿Puede cancelar el café como gasto comercial?

Sí, el café puede amortizarse como un gasto comercial, pero dependerá de algunos factores muy cruciales. Los gastos comerciales deducibles de impuestos son casi todos los gastos "ordinarios, necesarios y razonables" que ayudan a generar ingresos comerciales. Los gastos deducibles son aquellos que se pueden restar de los ingresos de una empresa antes de que estén sujetos a impuestos.

El seguimiento de los gastos comerciales es imperativo cuando una empresa desea deducir esos gastos de los ingresos brutos en las declaraciones de impuestos o los informes de pérdidas y ganancias. En los Estados Unidos, los dueños de negocios pueden deducir muchos gastos, aunque no todos los gastos se aplican a todos los negocios. Para los gastos comerciales que son elegibles para la deducción, la empresa tendrá que implementar categorías de gastos en archivos de contabilidad o software de contabilidad para contar fácilmente los totales de fin de año.

Agradablemente, el café y el lugar de trabajo tienden a ir de la mano. Desde tal vez los trabajadores de las fábricas que disfrutan del espresso durante sus descansos, hasta el espresso para que los empleados obtengan fácilmente su cafeína, o tal vez hasta las interminables cafeteras en cápsulas en las oficinas de hoy, los ejecutivos de negocios ahora entienden que el café es una inversión crucial para impulsar la moral y la productividad de los empleados.

El café entra en una categoría de compensación denominada beneficios de minimis (mínimos). Es una clasificación de beneficios complementarios que incluye otras cosas como fiestas ocasionales en la oficina, pequeños obsequios y otros gastos menores, todos los cuales normalmente pueden reclamarse como deducciones de gastos comerciales.

Para las empresas en los Estados Unidos, un gasto en comida o entretenimiento puede significar cosas diferentes. Este tipo de gasto puede incluir actividades como cenas, almuerzos, bebidas después del trabajo, cafés, ir a un espectáculo en vivo, ópera, ballet, evento deportivo, fiesta de Navidad en la oficina, etc.

Sin embargo, para que cualquier cosa sea un gasto comercial deducible, el costo debe haberse incurrido como gasto comercial. Tenga en cuenta que su café diario de Starbucks no puede considerarse un gasto comercial por sí solo. Si está convencido de que se trata de un gasto comercial, deberá demostrar por qué.

La respuesta de si el café en su lugar de trabajo es o no un gasto comercial se reduce a cómo lo proporciona, para quién es y cuál es su propósito. A continuación se presentan algunos factores que lo ayudarán a determinar si sus gastos de café pueden considerarse gastos comerciales y deducibles de sus declaraciones de impuestos.

3 factores que determinarán si su café califica como gasto comercial

1. Cantidad de café

Se espera que el valor del café que está proporcionando a sus trabajadores no represente un porcentaje significativo de su compensación total. Al hacerlo, puede reclamar que el café que ha proporcionado a sus empleados es "administrativamente impráctico".

Tenga en cuenta que aunque esto puede parecer un poco vago, es absolutamente imperativo para su capacidad de reclamar una deducción basada en el costo del café. Una vez que el café pudiera considerarse como un porcentaje significativo de compensación, estaría sujeto a impuestos como un beneficio en especie. Y aunque el café de la oficina definitivamente será bueno y ciertamente un beneficio, nadie debería pagar impuestos innecesarios por su café de la mañana.

2. Propósito relacionado con el negocio

Para que el café se considere un gasto comercial, el propósito del café debe estar relacionado con el negocio. Esto significa que el café provisto en la oficina debe estar disponible gratuitamente para todos los empleados, sin importar la antigüedad. O, si está tomando café fuera de la oficina, se espera que lo haga con un cliente o colega para que se considere un propósito comercial legítimo.

3. Recibos detallados

Si sigue las reglas anteriores, probablemente podrá deducir las máquinas de café, el café en sí y los equipos y suministros relacionados. Pero para que cualquier café fuera de la oficina se considere un gasto comercial, necesitará recibos detallados y un registro del propósito comercial relevante que legitime la deducción.

Otras cosas que pueden considerarse gastos comerciales además del café

Tenga en cuenta que se pueden rechazar todas las deducciones incluso para gastos comerciales legítimos si esos gastos no están respaldados adecuadamente por registros comerciales. Algunas de las cosas principales que pueden denominarse gastos comerciales se describen a continuación:

yo. Gastos generales y administrativos

Los gastos generales y administrativos están relacionados con mantener el negocio en movimiento. Para una empresa con una ubicación física , esto incluye el alquiler. Para un negocio desde casa, este gasto puede incluir un porcentaje de la casa que se usa exclusivamente para el negocio. Los servicios públicos, telefónicos e Internet son parte de los gastos administrativos, al igual que los costos de alojamiento y dominio del sitio web.

ii. Equipos, materiales y suministros

Tenga en cuenta que incluso el vendedor de Internet más eficiente necesita suministros y equipos para administrar un negocio. Estos gastos comerciales incluyen, entre otros, computadoras e impresoras, fotocopiadoras, máquinas de fax y equipos necesarios para las necesidades técnicas.

Por ejemplo, un soldador tiene las herramientas y el equipo necesarios para hacer su trabajo con materiales que incluyen el alambre para soldar. Este gasto también incluye papel, bolígrafos y todo lo demás necesario para realizar las operaciones comerciales diarias. Por lo general, estos se reponen con regularidad; solo piense en todas las cosas que compra en la tienda de suministros de oficina.

iii. Marketing y publicidad

En los Estados Unidos, una empresa puede referirse a los costos asociados con el marketing y la publicidad como gastos comerciales deducibles de las declaraciones de impuestos. Estos son los costos duros de los anuncios impresos o digitales. Sin embargo, estos gastos van más allá de los costos duros e incluyen servicios de diseño y obras de arte compradas. Las tarjetas de presentación , folletos y catálogos también forman parte de los costos de marketing y publicidad.

iv. Depreciación

De acuerdo con la Sección 179 del Código de Rentas Internas, los propietarios de pequeñas empresas pueden cancelar los primeros $ 18,000 de equipo comprado para uso comercial cada año durante el año en que se compró. A veces, tiene sentido aprovechar esta exención de impuestos de inmediato, especialmente si las compras serán bastante regulares de un año a otro.

Si el artículo es una compra única o si el monto total gastado es mayor que el límite, el propietario de la empresa puede optar por depreciar el costo en períodos de tiempo futuros. La depreciación es un gasto comercial deducible de impuestos.

El IRS aplica diferentes "períodos de vida" a diferentes tipos de equipo con el propósito de depreciación. Por ejemplo, aplica una vida útil de cinco años a los equipos de telecomunicaciones y automóviles, y una vida útil de siete años a las computadoras y equipos de oficina como escritorios, sillas y accesorios.

v. Entretenimiento y viajes

Los costos de viaje y entretenimiento muy necesarios se denominan gastos comerciales si: 1) están directamente relacionados con el negocio, lo que significa que el negocio tuvo lugar o se discutió durante el entretenimiento; o 2) asociado con negocios, lo que significa que el negocio tuvo lugar o se discutió inmediatamente antes o después del entretenimiento (es decir, el propietario de una pequeña empresa llevó a un cliente a cenar oa un evento deportivo después de una reunión).

Especialmente porque incluyen un elemento personal, solo el 50 por ciento de los gastos de comidas y entretenimiento son deducibles como gastos comerciales. Los viajes de negocios, sin embargo, son totalmente deducibles.

Sin embargo, tenga en cuenta que los registros adecuados son cruciales para fundamentar las deducciones. Para las comidas y el entretenimiento relacionados con los negocios, estos registros deben incluir la cantidad, el lugar, la fecha y el motivo del entretenimiento, la naturaleza de la conversación comercial y el nombre y la ocupación de la persona a la que se está invitando.

Los costos de los viajes de negocios razonables y necesarios son totalmente deducibles como gastos comerciales. Los costos que se pueden deducir incluyen pasaje aéreo, pasaje de autobús o tren, alquiler de automóvil y pasaje de taxi, hoteles y comidas, e imprevistos como propinas y gastos de limpieza en seco.

vi. Beneficios para empleados

Tenga en cuenta que el costo de proporcionar a los empleados una amplia variedad de beneficios complementarios se considera un gasto comercial. La mayoría de estos beneficios no se consideran ingresos para los empleados, por lo que también reciben una exención fiscal.

Algunos tipos de beneficios, en particular los planes de jubilación y pensión, también son deducibles para los autónomos y los propietarios de pequeñas empresas. No obstante, es muy importante mantenerse al día con las leyes fiscales que cambian rápidamente con respecto a estos asuntos.

Algunos de los tipos de beneficios para empleados que pueden considerarse gastos comerciales deducibles de impuestos incluyen: planes de jubilación, seguro médico, seguro de discapacidad y de vida , automóviles de la empresa, membresía en clubes e instalaciones deportivas, asistencia para el cuidado de dependientes, asistencia educativa, descuentos para empleados y negocios. comidas, viajes y alojamiento.

Conclusión

Cuando intente considerar si el café o cualquier otro gasto puede considerarse un gasto comercial, no base su información completamente en la sabiduría de Internet. Si desea obtener más información sobre las regulaciones del IRS sobre los beneficios complementarios, incluido el café, puede hacerlo buscando el asesoramiento de un profesional autorizado.