Iniciar un negocio: cómo formar una LLC en Virginia en 13 pasos

¿Tiene la intención de formar una LLC en Virginia y no tiene idea de lo que debe hacer? ¿Quiere iniciar un negocio en Virginia y quiere formar una LLC? En caso afirmativo, esto es lo que cuesta formar una LLC en Virginia con éxito.

Sin embargo, antes de comenzar, echemos un vistazo rápido a Virginia y los beneficios de crear una LLC en la ciudad. Virginia es un lugar perfecto para iniciar una sociedad de responsabilidad limitada. Es asequible y no hay mucho papeleo. Para empezar, para asegurarnos de que estamos en la misma página; una sociedad de responsabilidad limitada es una estructura empresarial que puede ser propiedad de una sola persona o grupo de personas.

Formar un negocio como una LLC ayuda a proteger a los propietarios contra una demanda, reduce los gastos de papeleo, hace que la empresa sea más creíble y evita que se le cobren impuestos dos veces. Al formar una LLC en Virginia, deberá presentar los artículos de organización ante la Comisión Corporativa del Estado de Virginia, que cuesta $ 100. Puede presentar su solicitud en línea o por correo.

Los Artículos de Organización son el documento legal que crea oficialmente su Compañía de Responsabilidad Limitada de Virginia. Siga leyendo para descubrir las cosas que necesita hacer.

Iniciar un negocio: cómo formar una LLC en Virginia en 12 pasos

PASO 1: Elija un nombre para su compañía de responsabilidad limitada (LLC)

La elección del nombre de una empresa es el primer y más importante paso para formar una LLC en Virginia. Asegúrese de elegir un nombre que cumpla con los requisitos de nombres de Virginia y que los clientes potenciales puedan buscar fácilmente.

Siga las pautas de nomenclatura:

• Su nombre debe incluir la frase "sociedad de responsabilidad limitada" o una de sus abreviaturas (LLC o LLC).
• Su nombre no puede incluir palabras que puedan confundir a su LLC con una agencia gubernamental (FBI, Tesoro, Departamento de Estado, etc.).
• Las palabras restringidas (por ejemplo, banco, abogado, universidad) pueden requerir papeleo adicional y una persona con licencia, como un médico o abogado, para ser parte de su LLC.
• Su nombre debe distinguirse de cualquier otra compañía de responsabilidad limitada, corporación o sociedad limitada de Virginia.

Para obtener una lista completa de las reglas de nombres en Virginia, puede leer las pautas de la Comisión de Corporaciones Estatales.

• ¿El nombre está disponible en Virginia ? Asegúrese de que el nombre que desea no esté ya tomado haciendo una búsqueda de entidad comercial en el sitio web del estado de Virginia.
• ¿Está disponible la URL? Le recomendamos que consulte en línea para ver si el nombre de su empresa está disponible como dominio web. Incluso si no planea crear un sitio web comercial hoy, es posible que desee comprar la URL para evitar que otros la adquieran.

Paso 2: Designe un agente registrado en Virginia

A continuación, debe elegir un agente registrado para su LLC en Virginia. Cada LLC de Virginia debe tener un agente para el servicio de proceso en el estado. En Virginia, esto se llama oficina registrada (la mayoría de los otros estados requieren un agente registrado).

Un Agente Residente es la persona o compañía que recibe los documentos, avisos y correo legal de su LLC (llamado Servicio de Proceso). Debido a esto, el agente residente debe tener una dirección real en Virginia (el estado no permite los apartados de correos).

Imagine a su agente registrado como el representante de su empresa ante el estado. Es importante tener en cuenta que no todo el mundo puede ser un agente registrado. Para que una persona sea elegible para convertirse en agente registrado, la persona o corporación debe ser residente de Virginia.

Es decir, el individuo o corporación debe tener una dirección física dentro del estado. Si algún miembro conoce las cuerdas de ser un agente registrado, puede elegirlo en lugar de contratar uno. Esto le ayudará a ahorrar algunos dólares, especialmente si tiene una pequeña empresa.

Sin embargo, contratar a un agente registrado experimentado ofrece muchos beneficios, como privacidad y tranquilidad. Tenga en cuenta que usted, sus amigos o familiares o un agente comercial residente están calificados para ser el agente residente de su LLC.

Paso 3: Presentar un certificado de organización

Para registrar su LLC de Virginia, deberá presentar los artículos de organización ante la Comisión Corporativa del Estado. Puede presentar su solicitud en línea o por correo. Algunos estados se refieren a los Artículos de Organización como Certificado de Formación o Certificado de Organización.

Los Artículos de Organización de Virginia para una LLC (sociedad de responsabilidad limitada) son un documento legal para formar oficialmente su negocio. Contiene información como el nombre de la LLC, el nombre y la dirección del agente registrado y la tarifa de presentación del estado. Después de presentar los artículos de organización, le recomendamos que obtenga un número de identificación de empleador (EIN) si planea contratar empleados y abrir una cuenta bancaria comercial.

Ahora es un buen momento para considerar si su LLC de Virginia será administrada por miembros o administrada por un gerente. Recomendamos obtener más información sobre las LLC administradas por miembros frente a las administradas por administradores antes de presentar la solicitud. Tenga en cuenta que el costo de presentación del estado: $ 100, pagadero a la Comisión Corporativa del Estado. (No reembolsable)

Envíe por correo a:

Comisión Estatal de Corporaciones

Oficina del secretario

Apartado de correos 1197

Richmond, VA 23218-1197

Tenga en cuenta que si está expandiendo su LLC existente al estado de Virginia, deberá formar una LLC extranjera.

Paso 4: Prepare y presente los artículos de organización de Virginia y el formulario de transmisión

Para el registro exitoso de su LLC, se le pedirá que presente artículos de organización. Estos formularios lo ayudarán a configurar su LLC oficialmente. Una LLC de Virginia se crea mediante la presentación de un Certificado de Compañía de Responsabilidad Limitada Nacional de Organización (formulario DSCB: 15-8913) ante el Departamento de Estado.

El certificado debe incluir: el nombre y la dirección de la LLC; el nombre y la dirección del agente registrado de la LLC; el nombre y la dirección de cada organizador de la LLC; si la LLC estará dirigida por un gerente; y si la LLC proporcionará servicios profesionales (aplicable a ciertas empresas profesionales restringidas). El certificado debe ir acompañado de una Declaración de registro de entidad nueva completa (formulario DSCB: 15-134A).

Este formulario debe incluir el nombre de la LLC, el nombre y la dirección de la persona responsable de los informes fiscales iniciales; su propósito; su fecha de vigencia, si la hubiera; su EIN, si lo hubiera; y su fin de año fiscal. El certificado y la declaración de registro se pueden presentar en línea o por correo. La tarifa de presentación es de $ 125.

Paso 5: cree un acuerdo operativo

En Virginia, las LLC no están obligadas a tener un acuerdo operativo por escrito, pero la mejor práctica internacional es tener uno. Un acuerdo operativo enumera los derechos y obligaciones de los miembros de la LLC. Estos incluyen reglas sobre cómo se debe administrar la LLC, cómo se deben pagar los impuestos y cómo se deben compartir las ganancias / pérdidas entre los miembros.

El Acuerdo Operativo también contiene la lista de miembros de su LLC y su participación en el negocio. Incluso si tiene una LLC de un solo miembro (usted es el único propietario), sigue siendo una buena práctica tener un acuerdo operativo.

Tenga en cuenta que no es obligatorio enviar el Acuerdo Operativo al Departamento de Tasas e Impuestos del Estado de Virginia ni a ninguna otra agencia estatal. Simplemente dé una copia a los miembros necesarios y guarde una copia con los registros comerciales de su LLC.

La conclusión es que, en caso de que se demande a su LLC, tener un Acuerdo Operativo muestra que su LLC está funcionando correctamente. Esto ayuda a mantener su protección de responsabilidad personal.

Paso 6: Adquiera un número de identificación de empleador

A veces, un EIN se denomina Número de identificación de empleador federal (FEIN) o Número de identificación fiscal federal (FTIN) es un número de 9 dígitos similar a un número de seguro social. El número de identificación del empleador se utilizará para identificar su empresa. Es como un número de seguro social para su empresa.

Un número de identificación de empleador es esencial porque lo necesitará para abrir una cuenta comercial para su empresa, para contratar empleados y para fines fiscales. Puede obtener su EIN del IRS después de crear su empresa. Puedes hacerlo vía mail o online. Nota: No le costará ni un centavo obtener un EIN del IRS

Puede obtener un EIN del IRS ya sea

• Por correo (la aprobación tarda 4 semanas)
• Por fax (la aprobación tarda 4 días hábiles)
• A través de la solicitud en línea (la aprobación es instantánea al final de la solicitud)

Paso 7: Informe anual de Virginia LLC y declaración de impuestos sobre la propiedad personal

Es posible que se apliquen requisitos fiscales y reglamentarios adicionales a su LLC. Estos pueden incluir:

EIN : si su LLC tiene más de un miembro, debe obtener su propio Número de identificación de empleador (EIN) del IRS, incluso si no tiene empleados. Si forma una LLC de un solo miembro, debe obtener un EIN para ella solo si tendrá empleados o si elige que se le graven impuestos como corporación en lugar de como propietario único (entidad no considerada). Puede obtener un EIN completando una solicitud de EIN en línea en el sitio web del IRS. No hay tarifa de presentación.

Licencias comerciales : Dependiendo de su tipo de negocio y su ubicación, su LLC puede necesitar obtener otras licencias comerciales locales y estatales.

Departamento de Ingresos : en algunos casos, por ejemplo, si tiene empleados o venderá bienes y recaudará impuestos sobre las ventas, deberá registrarse en el Departamento de Ingresos de Virginia (DOR). (Virginia también tiene otros impuestos relacionados con LLC y presentaciones DOR que no se cubren aquí). En muchos de estos casos, el proceso comienza registrándose en línea a través del Centro de servicios electrónicos de ingresos o enviando el formulario PA-100 por correo.

Paso 8: obtención de licencias y / o permisos comerciales

El siguiente paso que se espera que tome es asegurar su licencia comercial y permisos, según sea el caso. El tipo de licencias comerciales y / o permisos que su LLC necesitará para operar legalmente en Virginia dependerá de su ubicación y de la industria en la que participa.

Tenga en cuenta que para operar su LLC debe cumplir con las regulaciones gubernamentales federales, estatales y locales . Por ejemplo, es probable que los restaurantes necesiten permisos de salud , permisos de construcción, permisos de señalización, etc. Los detalles de las licencias y permisos comerciales varían de un estado a otro. Asegúrate de leer con atención. No se sorprenda si también se requieren clases cortas.

Las tarifas por licencias y permisos comerciales variarán según el tipo de licencia que desee obtener. Para obtener más información, comuníquese con sus agencias locales en la ciudad, pueblo o condado donde se encuentra su LLC.

Paso 9: Clasificación de impuestos

• Impuestos federales : las LLC tienen impuestos de transferencia. Las ganancias o pérdidas fluyen a través de su declaración de impuestos personal y generalmente se enumeran en un Anexo C.
• Impuestos estatales y locales : las LLC de Virginia deben registrarse y pagar impuestos con el Departamento de Ingresos de Pensilvania, así como con su municipio local (ciudad, pueblo, condado, etc.). Dependiendo de la naturaleza de su negocio, es posible que deba registrarse para una o más formas de impuestos estatales.
• Impuesto sobre las ventas : si vende un producto físico, normalmente deberá registrarse para obtener un permiso de vendedor a través del sitio web de solicitud en línea de registro combinado de Virginia. Este certificado permite que una empresa cobre el impuesto sobre las ventas sobre las ventas sujetas a impuestos.

El impuesto sobre las ventas, también llamado “impuesto sobre las ventas y el uso”, es un impuesto que gravan los estados, condados y municipios sobre las transacciones comerciales que involucran el intercambio de ciertos bienes o servicios sujetos a impuestos.

Impuestos del empleador : si tiene empleados en Virginia, tendrá que registrarse para el impuesto al seguro de desempleo y el impuesto de retención del empleado a través del Departamento de Trabajo, Licencias y Regulaciones de Virginia.

Paso 10: Abra su cuenta bancaria LLC

Para mantener las finanzas de su empresa al margen de sus finanzas personales, es aconsejable que abra una cuenta bancaria separada para su LLC de Virginia. De hecho, le ayudará a mantener su protección de responsabilidad personal. Una cuenta bancaria separada ayuda a mantener su protección de responsabilidad y también facilita mucho la contabilidad y los impuestos comerciales.

Los elementos necesarios para abrir una cuenta en Virginia son sus artículos de organización aprobados, la carta de confirmación del EIN del IRS y su licencia de conducir o pasaporte. También recomendamos llamar al banco con anticipación para averiguar si se requieren documentos adicionales.

Consejos : Busque cheques comerciales gratuitos: llame a algunos bancos en Virginia y tome notas para comparar. Algunos bancos cobran tarifas de mantenimiento mensuales para las cuentas corrientes de su LLC, otros no.

• Tarjeta de débito : se emitirá una tarjeta de débito para su LLC al abrir la cuenta.
• Tarjeta de crédito : si desea comenzar a generar crédito comercial para su LLC de Virginia (u obtener recompensas de viaje y reembolso), puede obtener una tarjeta de crédito o dos para su LLC. Recomendamos utilizar creditcards.com para encontrar una tarjeta de crédito comercial .

Paso 11: Solicite y obtenga su número de teléfono comercial

En lugar de usar el número de teléfono de su casa o su teléfono celular, puede comprar un “número comercial virtual” asequible específicamente para su LLC de Virginia. Puede configurar este teléfono comercial virtual para reenviarlo a su teléfono celular, seguir las indicaciones de voz o configurarlo de la forma que desee.

Puede consultar Phone.com, ya que tienen los planes más baratos y su servicio al cliente es excelente. Ofrecen números de teléfono locales, así como números gratuitos 1-800. Puede configurar fácilmente el desvío de llamadas, las indicaciones pregrabadas y recibir mensajes de correo de voz reenviados a su correo electrónico.

Obtener un número de teléfono comercial separado para su LLC de Virginia también es una buena idea para mantener su número real privado de esos molestos sitios web de “registros públicos”.

Paso 12: Presente su informe anual de LLC

Virginia no requiere un informe anual. Sin embargo, requiere el pago de una tarifa de registro anual a la Comisión Corporativa del Estado.

Tarifa: $ 50 (no reembolsable)

Fecha de vencimiento: vence el último día del mes en el que se registró la LLC para realizar transacciones comerciales en Virginia.

Presentaciones tardías: a su LLC se le cobrará un cargo por demora de $ 25 si no cumple con la fecha límite de presentación. Virginia también disolverá su LLC después de tres meses por no pagar su registro anual.

Informe decenal

Tenga en cuenta que la formación de una LLC extranjera le permite a su empresa operar como una entidad en varios estados. Si tiene una LLC existente y desea hacer negocios en Virginia, deberá registrarse como una LLC extranjera. Esto se puede hacer por correo.

Tarifa: $ 100, pagadero a la Comisión de Corporaciones del Estado (no reembolsable)

Envíe por correo a:

Comisión Estatal de Corporaciones

Oficina del secretario

Apartado de correos 1197

Richmond, VA 23218

Paso 13: Contratación de empleados

Por supuesto, registrar una LLC significa que necesitará empleados y, para hacerlo bien en lo que respecta a la contratación de empleados, debe asegurarse de mantenerse del lado de la ley y aquí hay algunos pasos que debe seguir:

• Verificar que los nuevos empleados puedan trabajar en EE. UU.
• Informar a los empleados como "nuevas contrataciones" al Estado
• Proporcionar un seguro de compensación laboral para los empleados.
• Retener impuestos a los empleados
• Imprima carteles de cumplimiento y colóquelos en áreas visibles de su espacio de trabajo

Por último, asegúrese de obtener más información en el sitio web del Departamento de Trabajo, Licencias y Regulaciones de Virginia.

En conclusión,

Una vez que haya formado con éxito su LLC en Virginia y esté en funcionamiento, debe asegurarse de solicitar y obtener un Certificado de buena reputación.

Un Certificado de buena reputación, conocido en Virginia como Certificado de estado, verifica que su LLC se formó legalmente y se mantuvo adecuadamente. Varios casos en los que podría necesitar obtener uno incluyen: buscar financiamiento de bancos u otros prestamistas, formar su negocio como una LLC extranjera en otro estado y obtener o renovar licencias o permisos comerciales específicos.

NB: Incluso después de formar su LLC en Virginia, todavía hay algunas cosas que debe implementar antes de comenzar a operar. Por favor, tenga en cuenta que la información de este artículo se proporciona solo con fines generales y de ninguna manera constituye un consejo legal. No se establece ninguna relación abogado-cliente o debe asumirse tal relación. Para obtener asesoramiento legal, consulte con un abogado profesional.