Cómo dirigirse a dos organizaciones en una carta formal

Como propietario de una pequeña empresa, usted puede participar en empresas conjuntas que tienen más de un socio. Cuando escriba una carta formal que vaya dirigida a dos organizaciones, debe tener cuidado de dirigirla adecuadamente para que tenga el mismo estatus legal con cada destinatario. Las empresas o instituciones a las que escriba deben tener una carta original, no una copia, aunque el contenido de las cartas sea idéntico.

1.Título y fecha

Usted debe escribir una carta formal en el membrete de su compañía. Esto contiene su nombre, el título del puesto, el nombre de la compañía e información de contacto. Omita dos espacios y añada la fecha. Esta debe ser la fecha en que se escribe la carta. Si la carta se escribe durante varios días, utilice la fecha en que la completó. No anulen una carta formal, aunque no hayan cumplido con una fecha límite para escribirla.

2.Nombres y direcciones de los destinatarios

Salte dos líneas después de la fecha y escriba el nombre y la dirección de uno de los destinatarios. Para evitar la apariencia de favorecer a una persona u organización, alfabetice los apellidos. Para la primera persona, escriba el nombre completo, el cargo, el nombre de la empresa y la dirección. Omita dos líneas y escriba el nombre, el cargo, el nombre de la empresa y la dirección de la segunda persona.

3.Saludo

Salte dos líneas y escriba su saludo. En una carta formal, debe dirigirse a los destinatarios con sus apellidos. Para evitar aún más la apariencia de favorecer a una persona sobre la otra, ponga los nombres en orden alfabético inverso. Esto contrarresta cualquier favoritismo que pueda haber sido implicado por el orden de los receptores en la sección anterior. Por ejemplo, escriba,"Estimado Sr. Zenworth y Sr. Amstead." Coloque dos puntos después del saludo.

4.El Cuerpo

Incluya solamente información en el cuerpo de su carta dirigida a ambos destinatarios. Evite cualquier complemento a cualquiera de los recipientes. Ambos destinatarios leerán el contenido como información para ambos. Cualquier cosa que desee decir a uno solo de los destinatarios debe reservarse para una carta aparte.

5.Enviar dos originales

Imprima dos copias de su carta. Firme cada copia de la carta. Su firma con tinta indica que una carta es un original. Al firmar de esta manera, muestra a cada destinatario que la versión recibida es un documento legal. Coloque las cartas en sobres separados y envíe un sobre a cada destinatario.

Referencias (3)

Purdue University: Redacción de la carta comercial básica
University of Northern Iowa: Formato de Carta de Negocios Estándar
Microsoft Office: Redactar cartas comerciales eficaces