Como crear una agencia de viajes en Estados Unidos

Si está pensando en montar una agencia de viajes desde casa en los Estados Unidos, estas de suerte. Los costes de puesta en marcha son relativamente bajos y hay muchas oportunidades para alguien con pasión por vender viajes, paquetes turísticos y más. Te explicamos los pasos que debes dar para montar una agencia de viajes desde casa.

Más sobre abrir un negocio en USA:

Pasos para crear una agencia de viajes desde casa

Aquí tienes un resumen de los pasos para montar tu agencia de viajes desde casa. Si ya has completado algunos de los pasos, ¡puedes hacer clic en el enlace para acortar el paso que más te convenga!

Encuentra el nicho de tu agencia de viajes: Encontrar un nicho para su agencia de viajes es una forma estupenda de afinar en lo que más le apasiona de los viajes. Si desarrolla un nicho, estará construyendo su negocio de agencia de viajes sobre una base sólida de sus puntos fuertes, intereses y redes personales. Y no sólo eso, sino que además te ayudará a orientarte cuando empieces (y hagas crecer) tu agencia.
Elija el nombre de su agencia de viajes: Este es un paso que suele costar trabajo a los asesores, pero no se lo salte. Los vendedores de viajes necesitan un nombre de agencia de viajes para sus registros. Asegúrese de tener uno listo para poder empezar a vender viajes.
Elegir una estructura empresarial para la agencia de viajes: La mayoría de los nuevos asesores del sector elegirán entre una empresa unipersonal o una Sociedad de Responsabilidad Limitada (SRL). Se trata de encontrar un equilibrio entre los requisitos del anfitrión (si opta por uno), las protecciones empresariales, su modelo de agencia y su presupuesto.
Crear un plan de negocio de agencia de viajes: Un plan de negocio de agencia de viajes es un documento que le ayudará a cat herd todas sus ideas increíbles para su negocio. Te ayudará a definir tu misión y tus objetivos, y a pensar en el proceso para conseguirlos. ¿Y lo mejor? Tenemos una plantilla gratuita de 15 páginas para el plan de negocio de una agencia de viajes. Lea más aquí sobre cómo crear tu plan de empresa.
Registra tu agencia de viajes en tu Estado: Este es un paso crítico para legitimar su agencia de viajes. Usted puede registrar su LLC a través de la Administración de Pequeños Negocios (SBA) de recursos para encontrar los pasos para obtener el registro con su estado específico. Esto le permitirá hacer otros pasos divertidos como iniciar una cuenta bancaria de negocios.
Obten un FEIN: Esto es opcional pero recomendado, he aquí por qué: Obtener un FEIN es gratis, sólo lleva unos minutos y si en el futuro cambias a una estructura empresarial que requiera un FEIN, ¡te ahorrará unos cuantos pasos!
Separa las finanzas de tu agencia de viajes: Separar su cuenta bancaria de negocios de su cuenta personal es necesario si se establece una LLC. Pero, francamente, le recomendamos que configure las finanzas de su empresa independientemente de su modelo de agencia.
Solicitud de la licencia: En algunos condados y ciudades de Estados Unidos, se exige la obtención de una licencia específica para asegurar el cumplimiento de las regulaciones y garantizar la calidad de los servicios ofrecidos. En este artículo, te presentaremos los pasos esenciales que debes seguir para obtener la licencia de agencia de viajes en Estados Unidos, asegurando así un inicio exitoso para tu negocio. Más detalles de la licencia de agencia de viajes aquí.

Pasos desarrollados para abrir un negocio de agencia de viajes desde casa

Estos son los pasos que debes dar para montar tu agencia de viajes desde casa:

1. Encuentra un nicho de agencia de viajes

Un nicho es tu amigo. Cuando empieces tu agencia de viajes desde casa, un nicho te ayudará a establecer tu marca, crear el nombre de tu agencia de viajes y navegar por el mundo de los consorcios cuando llegues a ese punto. Empezar una agencia de viajes sin un nicho es como viajar sin brújula (o, seamos sinceros, sin smartphone). ¿Vas a centrarte en un destino? Quizá seas como Andrés Zuleta, especializado en viajes a Japón:

Centra tu atención en un tipo de viaje, como por ejemplo podria ser uan empresa especializada en cruceros.
Tal vez sea que le gusten los viajes de bodas y lunas de miel.
o le atraiga más el mundo corporativo y se dedique a reservar viajes para empresas

2. Elije el nombre adecuado para tu agencia de viajes

Los vendedores necesitarán un nombre de agencia de viajes para sus registros, así que tenga uno preparado antes de empezar a vender viajes.

Tanto si trabaja con una agencia anfitriona como si opta por la independencia, necesitará un nombre para su agencia. Los proveedores (hoteles, líneas de cruceros, aerolíneas, etc.) necesitarán un nombre de agencia de viajes para sus registros, así que tenlo listo antes de empezar a vender viajes. Tener un nicho ya elegido puede ayudarte a la hora de decidir el nombre de tu agencia de viajes.

Lo último que quieres cuando tu agencia de viajes abra sus puertas es recibir una carta diciendo que has infringido la marca de otra persona. Te ayudamos con los aspectos que debes tener en cuenta a la hora de elegir un nombre para tu agencia. ¿Existen competidores con nombres similares que le dificulten aparecer en los primeros puestos de los motores de búsqueda? ¿Están disponibles las URL? ¿Hay derechos de autor? Repasamos todo esto y mucho más, ¡así que no te lo pierdas!

3. Elige una estructura empresarial de agencia de viajes

Puede cambiar la estructura de su empresa a medida que evolucionen sus necesidades.

Un paso básico para crear una agencia de viajes desde casa es decidir la estructura de la empresa. Hay muchos factores que determinan cuál es la mejor opción para ti. ¿Tienes bienes personales, como una casa o un coche, que quieres proteger? ¿Cuánto dinero quiere gastar?

Le ayudamos a a comprender las diferentes empresarial estructura opciones de para su nueva viajes agencia de : Propietario único, sociedad, LLC, S Corp.

Al iniciar su agencia de viajes, es posible que piense que el bajo coste de una empresa unipersonal es lo que más le conviene. Es importante saber que puedes cambiar la estructura de tu empresa a medida que evolucionen tus necesidades.

A medida que tu negocio crezca y haga más reservas (lo que le expone a una mayor responsabilidad), siempre puede cambiar a una estructura que le ofrezca una mayor protección de la responsabilidad personal, como la LLC. Aunque es más cara y puede que no sea factible para todo el mundo al empezar su agencia de viajes, la protección que ofrece a tus activos personales es increíblemente importante a medida que crece tu negocio.

4. Crea un plan de negocio de agencia de viajes

¿Próximo paso para poner en marcha su agencia de viajes? Un plan de negocio.

Aunque un plan de negocio para una agencia de viajes no es técnicamente obligatorio, es algo que recomiendo encarecidamente. Yo no escribí un plan de negocio cuando puse en marcha este sitio, pero también conocía el marketing online y el sector de los viajes a fondo y tenía los contactos necesarios para hacerlo funcionar. La mayoría de las personas que abren una agencia de viajes desde casa no tienen experiencia en abrir una empresa o no tienen experiencia en viajes. Aquí es donde un plan de negocio puede ayudar.

Lo que un plan de empresa hace por ti es obligarte a pensar en cada una de las diferentes áreas de tu negocio y a elaborar un plan. ¿Cumplirá ese plan al 100%? Probablemente no. Pero te da algo a lo que referirte y te ayuda a organizar tus pensamientos. Tómate un tiempo para trabajar en ello, porque no es algo que quieras hacer a la ligera.

Plantilla de plan de negocios para agencia de viajes

5. Registra tu agencia de viajes en tu Estado

¡Lo estás haciendo muy bien! Crear una agencia de viajes desde casa no es tan difícil como pensabas, ¿verdad? Cuando tienes una hoja de ruta, es mucho más fácil navegar por el proceso de puesta en marcha.

Bien, ahora que ya ha definido su nicho, su nombre y la estructura de su empresa, el siguiente paso es informar al gobierno estatal de que tiene una empresa. El sitio web de la Agencia Federal para el Desarrollo de la Pequeña Empresa (SBA) indica cómo registrar tu empresa el nombre de por estados. Si usted es una LLC, la SBA también tiene una guía por estados sobre cómo registrar su LLC.

Una advertencia: Al hacer un ECP, sus empresas, aunque tengan nombres diferentes siguen siendo consideradas legalmente como la misma entidad.

Registrar su empresa en tu estado es un paso importante porque necesitará esta prueba para abrir una cuenta bancaria comercial y otras cosas (publicar anuncios comerciales en Facebook por ejempo, obtener un préstamo) a medida que su empresa crezca. Hazte un favor y cuando te lleguen esos certificados, tenlos a mano en un archivo para los documentos legales de tu empresa.

Cuando puso en marcha su agencia de viajes, es posible que la registrara como Margarita Travel. Pero con el tiempo, eso podría cambiar. Digamos que te has convertido en el experto local en bodas de destino al que todo el mundo acude. Margarita Travel funciona, pero quieres tener un nombre más romántico para esos clientes y una marca diferente. Así que creas una nueva marca, Beach Romance, especializada en bodas de destino. ¿Necesitas informar al Estado sobre esta nueva empresa, aunque en realidad sea tu misma empresa? Yuppers.

Tendrá que presentar un DBA ante el Estado. DBA es el acrónimo de "Doing Business As". También se conoce como nombre ficticio, nombre comercial o nombre supuesto. Su DBA consiste básicamente en decir: "Mi empresa formal es Margarita Travel, pero también me hago llamar Beach Romance".

Para que te hagas una idea de los pros y los contras de una marca dual, escucha la historia de Andrey Zakahrenko sobre cómo su agencia evolucionó hacia dos marcas: (Este fue nuestro primer podcast, así que perdona la horrible calidad del sonido).

Lo que hay que saber sobre los DBA es que no crean una entidad separada, sino que le permiten operar legalmente con nombres diferentes. Una advertencia: Al hacer un DBA, sus negocios, aunque tengan nombres diferentes siguen siendo considerados legalmente como la misma entidad. Esto significa que si alguien demanda a Beach Romance por un viaje de novios que salió mal, Margarita Travel también será demandada, ya que se trata de la misma empresa.

6. Obtener un FEIN (opcional, pero recomendable)

Un Número Federal de Identificación Empresarial (FEIN) es como un número de la Seguridad Social para su empresa. Es un número que identifica a su empresa. Técnicamente, no necesita un FEIN si es propietario único o una LLC unipersonal sin empleados, ya que puede utilizar su número de la seguridad social para declarar impuestos.

Sin embargo, personalmente prefiero no dar mi número de la seguridad social si no es necesario. También me gusta ponerme las pilas desde el principio. Obtener un FEIN es gratis, sólo lleva unos minutos y, si te cambias a una estructura empresarial que requiera un FEIN, no tendrás que preocuparte de cambiar tu SS# por un FEIN en documentos legales u otros lugares que requieran un número de identificación empresarial.

En general, yo recomendaría obtener un EIN al iniciar una agencia de viajes. Además, asegúrate de consultar a tu asesor fiscal cuando llegue el momento de presentar la declaración de la renta: en determinadas estructuras empresariales, es posible que sigas presentando la declaración con tu número de identificación fiscal aunque tengas un FEIN. Es confuso, lo sé. Por eso acudes a los profesionales.

7. Separa las finanzas de tu negocio de agencia de viajes

Al igual que ocurre con el FEIN, cuando se crea una agencia de viajes no es necesario tener una cuenta bancaria o una tarjeta de crédito separadas si se es empresario individual, pero a la hora de pagar los impuestos desearás haberlas creado. Separar su cuenta bancaria personal de la cuenta de la empresa desde el principio facilita la contabilidad y le ayudará a realizar un seguimiento de las deducciones de gastos de la empresa.

Se pregunta qué viaje gastos puede deducir como asesor de viajes? También tenemos un recurso para eso 🙂

Importante: si elige una estructura empresarial que ofrezca protección de la responsabilidad personal, como una LLC, debe mantener separados el dinero de la empresa y el personal. Si mezclas las finanzas y pagas tus facturas personales con la cuenta de la empresa, o viceversa, te expones a una responsabilidad personal.

El argumento es que, sí, cuando creó su agencia de viajes eligió una estructura de LLC, que protege sus activos personales. PERO, evidentemente, la empresa y el propietario no son entidades separadas porque el propietario está haciendo pagos a la empresa desde su cuenta bancaria personal (o viceversa). Y si son la misma persona, entonces sus activos personales son también los activos de la empresa.

Hay mucho que considerar cuando se trata de las finanzas de una agencia de viajes y de sentar las bases. No se preocupe, te guiamos por todo lo que tiene que ver con las tu viajes agencia de finanzas de qué debes tener en cuenta a la hora de elegir tu banco, qué documentos debes tener preparados para el banco, cuáles son las mejores tarjetas de crédito para empresas, los programas informáticos más utilizados por las agencias de viajes para llevar su contabilidad y cómo encontrar un contable para tu agencia.

8. Requisitos esenciales para obtener la licencia de agencia de viajes en Estados Unidos

Si te encuentras planeando operar una agencia de viajes desde la comodidad de tu hogar, es importante que estés al tanto de los requisitos necesarios para obtener la licencia correspondiente. En algunos condados y ciudades de Estados Unidos, se exige la obtención de una licencia específica para asegurar el cumplimiento de las regulaciones y garantizar la calidad de los servicios ofrecidos. En este artículo, te presentaremos los pasos esenciales que debes seguir para obtener la licencia de agencia de viajes en Estados Unidos, asegurando así un inicio exitoso para tu negocio.

Investigación de requisitos locales

Antes de dar inicio al proceso de solicitud, es crucial investigar los requisitos específicos establecidos por el condado o la ciudad en la que deseas operar. Cada localidad puede tener regulaciones y procedimientos únicos que debes cumplir. Puedes obtener esta información contactando a la agencia local encargada de emitir las licencias o revisando el sitio web oficial correspondiente.

Registro de tu negocio

Para operar legalmente una agencia de viajes en Estados Unidos, es necesario que registres tu negocio. Esto implica la elección de una estructura legal adecuada, como una sociedad de responsabilidad limitada (LLC, por sus siglas en inglés) o una corporación. Consulta con un abogado o un profesional especializado en la creación de empresas para determinar cuál es la estructura más apropiada para tu agencia.

Cumplimiento de requisitos financieros

Además del registro legal, es importante cumplir con los requisitos financieros establecidos por las autoridades locales. Esto puede incluir la presentación de estados financieros, depósitos de garantía o un seguro de responsabilidad civil. Asegúrate de comprender completamente los requisitos financieros y contar con los recursos necesarios para cumplir con ellos antes de iniciar el proceso de solicitud.

Obtención de un número de identificación fiscal

Antes de solicitar la licencia de agencia de viajes, debes obtener un número de identificación fiscal (EIN, por sus siglas en inglés) emitido por el Servicio de Impuestos Internos (IRS, por sus siglas en inglés). Este número es esencial para identificar a tu negocio en cuestiones fiscales y comerciales. Puedes solicitarlo en línea a través del sitio web oficial del IRS.

Solicitud de la licencia

Una vez que hayas completado los pasos anteriores, estás listo para presentar la solicitud de la licencia de agencia de viajes. Reúne toda la documentación requerida, que puede incluir formularios de solicitud, copias de identificación, comprobantes de registro de negocios y estados financieros. Asegúrate de completar los formularios de manera precisa y proporcionar toda la información solicitada.

Cumplimiento de regulaciones adicionales

Dependiendo de tu ubicación y del tipo de servicios que ofrezcas, es posible que debas cumplir con regulaciones adicionales. Esto puede incluir la obtención de certificaciones específicas, como la certificación de vendedor de viajes, o el cumplimiento de estándares de seguridad y protección al consumidor. Investiga y asegúrate de cumplir con todas las regulaciones aplicables a tu agencia de viajes.

Renovación y actualización de la licencia

Una vez que hayas obtenido la licencia de agencia de viajes, es importante recordar que generalmente tiene una fecha de vencimiento y debe renovarse periódicamente. Asegúrate de estar al tanto de los plazos de renovación y cumplir con los requisitos de actualización establecidos por las autoridades locales. Mantener tu licencia vigente es esencial para operar legalmente tu agencia de viajes.

Espectativas al crear una agencia de viajes desde casa

En general, su agencia tardará unos años en despegar. Es el caso de cualquier iniciativa empresarial. Hemos comprobado que se tarda entre 3 y 4 años en empezar a generar ingresos sostenibles.

Esta es la razón por la que puede llevar un tiempo ponerse en marcha (sobre todo cuando estás empezando una agencia de viajes desde casa)

Lleva tiempo crear una base de clientes y desarrollar tu marca
Incluso cuando haces tus primeras reservas, no te pagan comisión hasta que el cliente finaliza su viaje (o después del pago final en el caso de algunos proveedores). Así que, si haces siete reservas en enero, pero los clientes no viajan hasta noviembre, ya ves lo ajustado que puede ser tu primer año. Digamos que, si estás deseando dejar tu trabajo actual y piensas que los grandes ingresos llegarán el mes siguiente, quizá debas reconsiderar tu estrategia.
Viajar es algo que la mayoría de la gente sólo hace una o dos veces al año. Incluso con referencias y clientes habituales, puede llevar mucho más tiempo crear un negocio estable en comparación con un restaurante nuevo u otros sectores de servicios.

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