6 Herramientas que todo el mundo en la industria de las oficinas virtuales debe utilizar

Las oficinas virtuales han agilizado la forma en que se llevan a cabo los negocios de muchas empresas, eliminando la necesidad y los gastos generales asociados con la contratación de recepcionistas internos y personal administrativo. De hecho, las oficinas virtuales casi han reemplazado a las oficinas físicas, y el aumento de las oficinas virtuales ha ahorrado a muchas, muchas compañías los costos de abrir una tienda en un nuevo espacio.

Las oficinas virtuales son utilizadas por empresas que van desde startups hasta corporaciones que buscan abrir una sede en una nueva área. Una encuesta reveló que el 70% de las grandes empresas utilizan oficinas virtuales, mientras que el 62% de las pequeñas empresas utilizan actualmente oficinas virtuales.

A través de este artículo, nuestros amigos de VirtualOffice.Sydney van a compartir con ustedes seis herramientas principales que todas las oficinas virtuales deben utilizar. Tanto si ha lanzado su propio servicio de oficina virtual como si está pensando en utilizar una oficina virtual para su propia empresa, estas son 6 herramientas que todo el mundo en la industria de las oficinas virtuales debería utilizar.

1. Servicio de respuesta virtual

Un servicio de contestación automática virtual sirve como un asistente de comunicaciones las 24 horas del día, ofreciendo una presencia continua para aquellos que puedan llamar a su número. Las empresas se benefician de los servicios de respuesta virtual porque sus clientes saben que siempre están disponibles. Esto asegura la facilidad de comunicación entre los clientes y las empresas, y aumenta la satisfacción del cliente en general.

Un servicio de contestación automática virtual es una parte crítica de cualquier oficina virtual si desea asegurarse de que los clientes reciban el mejor servicio de atención al cliente las 24 horas del día.

2. Servicio telefónico VoIP

El servicio telefónico VoIP ha revolucionado las comunicaciones empresariales por varias razones. Primero, es una opción de bajo costo para un servicio telefónico de espectro completo. Los servicios de telefonía VoIP son rentables, pero son altamente confiables y pueden ser usados dondequiera que haya servicio de Internet con gran calidad. Los servicios de telefonía VoIP a menudo dan la ventaja de hacer llamadas telefónicas de larga distancia sin costo alguno, lo cual es un gran beneficio para las compañías que hacen negocios internacionales. Además, los servicios de telefonía VoIP suelen ofrecer funciones sofisticadas como operadora automática, correo de voz a correo electrónico, buzón de entrada unificado, aplicaciones móviles para el acceso en cualquier momento, y encontrarme.

El servicio telefónico VoIP es económico y está lleno de funciones, lo que significa que definitivamente debería ser parte de cualquier oficina virtual.

3. Servicio de almacenamiento en nube

El servicio de almacenamiento en nube es una clara necesidad para cualquier empresa que necesite cargar, compartir, modificar y sincronizar documentos. El servicio de almacenamiento en nube es mucho más barato que las opciones de almacenamiento in situ, y además es mucho más fiable.

Los usuarios pueden acceder fácilmente al almacenamiento en la nube desde prácticamente cualquier lugar y en cualquier momento. La conveniencia del servicio de almacenamiento en nube por sí solo hace necesario que sea una parte imprescindible de cualquier oficina virtual que se encuentre en el mercado.

Algunas de las plataformas de almacenamiento en nube más populares en el mercado hoy en día incluyen Google Drive, Dropbox, Amazon Cloud y Onedrive.

Muchos servicios de almacenamiento en nube ofrecen cuentas gratuitas, pero es muy recomendable utilizar una cuenta de nivel empresarial en un entorno empresarial para aumentar el control y la seguridad de los documentos. La copia de seguridad en línea significa protección contra fallos de hardware, virus y problemas de acceso remoto, al tiempo que garantiza que los usuarios puedan acceder, modificar y sincronizar sus documentos con facilidad.

4. Soluciones de colaboración

La era de la información y la globalización ha cambiado para siempre la forma en que las empresas hacen negocios. Hoy en día, los equipos dependen de conexiones unificadas para colaborar, y es por eso que las soluciones de colaboración deben incluirse en una oficina virtual.

Hoy en día existen varias plataformas de colaboración en línea, como Wrike, Trello, Slack, Quip y Basecamp. Cada uno de ellos ofrece herramientas y características que funcionarán mejor para los demás.

La clave para sacar el máximo provecho de las soluciones de colaboración es encontrar la plataforma que mejor se adapte a sus necesidades. Si está utilizando o dirigiendo una oficina virtual, debe asegurarse de que existe una potente plataforma de colaboración en línea.

5. Habilidades de conferencia web

Las soluciones de colaboración son excelentes para ayudar a los equipos a mantenerse al tanto de los proyectos y tareas, pero las conferencias web son necesarias cuando las herramientas de colaboración no lo permiten. Por ejemplo, si tiene un cliente que necesita tener una reunión cara a cara con usted y está a 1.000 millas de distancia, necesita un portal. Por supuesto, Skype siempre es ideal para las interacciones individuales, pero si necesitas tener una reunión de la junta directiva, es posible que Skype no sea tu mejor opción.

Hay un número de plataformas de conferencia web que pueden servir a sus necesidades, no importa cuán grandes o pequeñas puedan ser. Por ejemplo, AnyMeeting, Zoom y Google Hangouts pueden utilizarse para crear conferencias web profesionales.

Si necesita enviar mensajes a sus clientes o a su equipo a través de conferencias, entonces su oficina virtual debe tener en cuenta las conferencias web.

6. Plataforma de gestión de redes sociales

Por supuesto, ninguna presencia comercial en la era del marketing digital está completa sin los medios sociales. Si desea mantenerse en contacto con los clientes y proporcionar una experiencia de clase mundial, sus cuentas de medios sociales deben ser activas y atractivas.

Para muchas empresas, la gestión de cuentas de medios sociales puede ser complicada y consumir mucho tiempo. Afortunadamente, existen plataformas que le permiten administrar todas sus cuentas de medios sociales. Usted puede fácilmente programar publicaciones y administrar varios aspectos de sus medios sociales.

Plataformas como Buffer, HootSuite, MeetEdgar y TweetDeck son utilizadas por empresas de todo el mundo para facilitar su presencia en los medios sociales.

Si desea hacer crecer su empresa manteniéndose conectado con sus clientes y prospectos, una plataforma de gestión de medios sociales debe ser parte de su oficina virtual.

Para llevar

Una oficina virtual es una manera increíble de agilizar las operaciones comerciales y reducir los gastos generales. De hecho, el uso de una oficina virtual puede ayudar a hacer crecer su empresa en formas que nunca soñó. Al utilizar una oficina virtual y las herramientas que ofrece, su empresa automatizará y subcontratará tareas que pueden ser manejadas en otros lugares, y esto le da más tiempo para concentrarse en actividades que producen ingresos.

Si usted está haciendo artesanías o vendiendo bienes raíces a clientes globales, una oficina virtual puede ser un gran beneficio. La clave para una excelente oficina virtual son las herramientas que utiliza, y cualquier gran oficina virtual ofrecerá el tipo de herramientas que hemos discutido hoy.

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