Si planea cambiar su entorno de oficina tradicional por un hogar u oficina virtual , está en buena compañía: cada vez más pequeñas empresas están adoptando los beneficios de trabajar desde casa, y los avances en la tecnología hacen que la mudanza sea más fácil que nunca. . Sin embargo, si aún imagina que la oficina de su pequeña empresa se ve y funciona como la granja de cubículos estereotipada, es posible que desee reconsiderarlo.
Los pros y los contras de las oficinas en el hogar
Gene Marks, CPA, presidente de Marks Group PC y columnista diario de The Washington Post , fundó su empresa en una oficina tradicional antes de pasar a una virtual en 2005.
Marks trabaja desde casa al igual que los 10 empleados de su empresa. Señala que las ventajas de este arreglo son menores gastos generales, mayor flexibilidad y mayor independencia. Otros beneficios de trabajar virtualmente incluyen elegir sus horas, liberarse de sus viajes diarios, pasar más tiempo con la familia y trabajar en un ambiente cómodo sin distracciones.
Por supuesto, la ventaja de una persona es la estafa de otra. Algunos trabajadores necesitan la rutina y la vigilancia de un jefe para hacer las cosas; otros encuentran que el hogar, con sus opciones de entretenimiento y refrigerios, distrae más que los teléfonos que suenan o los colegas que hablan. Otra desventaja para Marks fue que cuando su equipo hizo la transición al trabajo remoto, “perdieron el arte de la lluvia de ideas y las ideas que resultaban de pasar tiempo juntos”.
Si una oficina tradicional no se siente bien para su negocio, pero no está comprometido con la idea de trabajar desde casa , existe otra opción: un espacio de coworking. Por una tarifa, estos espacios de trabajo compartidos ofrecen mobiliario, servicio de Internet y beneficios como café o el uso de áreas recreativas comunes. Estos espacios pueden ser una buena opción si su hogar no es adecuado para trabajar debido al espacio limitado o la presencia de niños o mascotas. También pueden ser una ventaja si necesita realizar reuniones pero no puede o no desea realizarlas en su hogar.
Además, señala Marks, un espacio de oficina compartido con otras personas o empresas tiene un tipo de beneficio diferente. Les da a los trabajadores “una razón para salir e ‘ir’ a trabajar en algún lugar, lo que para algunas personas es psicológicamente necesario”.
Cómo organizar su oficina
Al configurar una oficina en casa, Marks aboga por la simplicidad del lugar donde trabajará en su hogar: “Una habitación con puerta. No hay cama. No v.”
Cuando se trata de organizar físicamente sus muebles, decidir dónde colocar la impresora y cómo almacenar clips de carpeta adicionales, piense menos en crear la imagen perfecta de una oficina profesional y más en cómo trabaja mejor personalmente.
Preste atención al flujo de su día y organice su oficina en función de sus hábitos de trabajo productivos. ¿Necesita acceder a archivos en papel con frecuencia? No esconda el archivador en la esquina detrás de una silla. ¿Siempre dejas tu taza de café a la derecha de tu teclado? Deje suficiente espacio en esa área de su escritorio para no verter distraídamente una bebida caliente en su teléfono. Mantenga los artículos que usa con más frecuencia cerca de usted y guarde los artículos menos usados más lejos.
Finalmente, si organizará reuniones en su oficina, considere dejar espacio adicional donde los visitantes entren a la sala y configure un área cómoda para que varias personas se sienten y hablen.
Lo que necesita: conceptos básicos de oficina
Antes de decidir dejar una computadora portátil en un escritorio en su habitación de invitados y comenzar a trabajar, piense en la cobertura de su seguro. Es probable que la póliza de propietario de vivienda no cubra una oficina en casa. Debe asegurarse de tener la cobertura de seguro comercial adecuada , de modo que si está operando desde su hogar y algo sale mal, tenga la cobertura que necesita.
Marks no aboga por un espacio de trabajo sin comodidades. Usa una buena silla y tiene a mano un calentador de piso, pantuflas y una tina de Dubble Bubble. Mientras hace espacio para su chicle, ha aprendido a no sobrecargar su oficina con muebles y suministros. Lo esencial: “Un escritorio en el que puedes escribir. Un ordenador. Un basurero.”
En términos de tecnología, las opciones de Marks incluyen un auricular telefónico, una impresora láser en blanco y negro (imprime materiales en color en FedEx) y dos computadoras portátiles, una para la oficina y otra que viaja con él. Para el almacenamiento, opta por Dropbox .
Por supuesto, sus propias preferencias pueden diferir, y las necesidades tecnológicas de su oficina en el hogar variarán según la naturaleza de su trabajo, pero las lecciones aquí son para:
- Evite abarrotar su espacio.
- Calcule si un equipo determinado le resultará rentable a largo plazo.
- Defina qué toques reconfortantes son realmente útiles para usted.
Necesidades sorpresa
Además de lo básico, otros elementos imprescindibles de la oficina que los propietarios de negocios pueden pasar por alto inicialmente son un servicio de telefonía e Internet confiable. Marks señala que él personalmente tiene “buena Internet de alta velocidad y un plan de respaldo para cuando a veces falla”, así como un teléfono fijo “porque no siempre se puede confiar en las redes móviles”.
Para evitar que lo descubran desprevenido, piense en lo que hace de manera realista en un día o una semana promedio yIdentifique cómo podría evitar posibles contratiempos. Quizás rara vez necesite hacer llamadas telefónicas, pero depende en gran medida de un medidor de correo que funcione para hacer su trabajo. En ese caso, probablemente estaría bien con un servicio celular ocasionalmente irregular, pero debe hacer una investigación exhaustiva antes de elegir una compañía de medidor postal y considerar tener un alijo de sellos de emergencia a mano.
Mientras lo hace, sea honesto sobre lo que le dificulta o facilita el trabajo. Marks señala que necesita “ventanas y paredes gruesas para eliminar los ruidos externos” junto con una hermosa vista. Quizás no le importe el ruido fuera de su ventana, pero la luz tenue lastima sus ojos. En su caso, las luminarias adecuadas serían imprescindibles.
Más sobre sistemas telefónicos
Muchos propietarios de negocios, incluido Marks, prefieren utilizar un sistema telefónico virtual, cuyo ejemplo más conocido es Google Voice. Marks sugiere usar opciones como Grasshopper, RingCentral y VirtualPbx como una forma económica de hacer que su pequeña empresa parezca más grande. Estos servicios le permiten a su empresa configurar un número gratuito con recepción automatizada, correo de voz y mensajes de texto. También aceptan faxes. Si contrata empleados adicionales, es fácil agregar más extensiones para ellos, y aunque puede comprar hardware de estas empresas, también puede optar por que todas las llamadas se redirijan a su teléfono inteligente.
Decidir cómo manejará el correo de voz, las conferencias telefónicas y las necesidades relacionadas es un área que debe investigar cuidadosamente. Hay opciones aparentemente infinitas con una amplia gama de opciones y precios. Al igual que con otras consideraciones, el grado de soporte que necesitará de su servicio telefónico, o si necesitará algo más que un teléfono celular, depende en gran medida del tamaño y tipo de su negocio.
Fuentes de muebles y suministros
Al amueblar su oficina en casa, recuerde que no está obligado a reproducir las oficinas tradicionales en las que pudo haber trabajado anteriormente. Por supuesto, si ese arreglo es propicio para hacer su mejor trabajo, no sienta la necesidad de arreglar lo que no está roto.
Ya sea que elija o no muebles de oficina convencionales, no tiene que comprarlos a los mismos proveedores en los que puede haber confiado en su oficina tradicional. Marks cita a Craigslist como fuente de muebles usados. Otras opciones pueden ser IKEA, tiendas de segunda mano o proyectos de bricolaje si eres útil.
Cuando se trata de suministros de oficina, Marks compra en Staples “porque es fácil, tiene un precio competitivo y [él] puede acumular recompensas para compras futuras”. Estos programas de fidelización pueden marcar una gran diferencia si compra con frecuencia o al por mayor, y muchas tiendas los tienen.
Una nota final sobre sus muebles y suministros: no subestime el efecto que puede tener en su productividad ser feliz con su entorno. Si prefiere un sofá en lugar de una silla giratoria, o cuadernos de colores del arco iris en lugar de blocs de notas amarillos, hágalo.
Cómo ordenar su oficina
En general, el desorden de la oficina se divide en dos categorías. El primero se compone de tecnología o mobiliario en desuso. Un ejemplo podría ser comprar una estantería grande cuando en realidad no necesita tener libros en su oficina. Por su parte, Marks ha comprado y luego no ha utilizado lo siguiente:
- Una máquina de fax. “Es más fácil tener un escáner simple para enviar archivos por correo electrónico. Y puede configurar un número para el raro fax entrante con un servicio como eFax “.
- Impresora a color. “Simplemente no vale la pena, la tinta te matará”.
- Una calculadora. “Cada computadora y teléfono inteligente tiene uno”.
Para eliminar este tipo de desorden, evalúe periódicamente y de manera realista sus hábitos de trabajo y elimine los equipos grandes y posiblemente costosos si no los usa.
El otro tipo de desorden de oficina se asemeja al desorden del hogar y se compone de artículos pequeños como correo sin abrir, botellas de agua vacías y decoración sin sentido. ¿El desorden de las marcas? Se reportaron 10,000 bolígrafos y un calentador de tazas de café. El tuyo puede ser un botín gratis como llaveros impresos con logotipos de proveedores. Para mantenerse al tanto de este tipo de desorden, siga rutinas consistentes (por ejemplo, limpie después de usted mismo al final de cada día y maneje cada correo entrante tan pronto como lo reciba).
Si decide que una casa u oficina virtual es la mejor opción para usted y su negocio, investigue cuidadosamente todas sus opciones. Resista tomar decisiones precipitadas sobre el mobiliario y el equipo. Recuerde, casi siempre es más fácil y menos costoso comenzar con algo pequeño y expandirse gradualmente que crecer demasiado pronto y tener que reducirlo más tarde. Y, si bien debe considerar el asesoramiento de expertos y buscar reseñas, no siga ciegamente el camino de otra persona. Tenga siempre en cuenta sus propias necesidades y objetivos.
