Como propietario de una pequeña empresa, hace malabarismos con lo que pueden parecer un millón de tareas. Pero dominar el arte de la productividad puede ayudarlo a administrar una empresa próspera sin dejar de ganar tiempo y espacio para su vida personal.
Dominar el arte de la productividad puede ayudarlo a evitar las trampas de productividad que pueden desperdiciar minutos y horas, y que a menudo conducen a la frustración y el agotamiento.
Por lo tanto, tan pronto como haya cubierto los aspectos básicos de la gestión de su negocio, como obtener un seguro para pequeñas empresas y configurar su proceso de contabilidad, haga de la productividad una prioridad. Comience por implementar los sistemas y rutinas correctos para administrar sus tareas, de modo que pueda trabajar de manera más inteligente, no más difícil, que su competencia.
Elija el sistema de productividad adecuado para usted
Un sistema de productividad es un conjunto de pautas, hábitos y pasos que lo ayudan a administrar los diversos tipos de tareas en su trabajo y en su vida. Con el sistema adecuado, puede aprovechar al máximo su tiempo, lograr sus objetivos más rápidamente y transformar su negocio.
Es importante elegir un sistema que funcione con su negocio, objetivos, estilo de vida y personalidad. Puede tomar un poco de prueba y error encontrar el sistema adecuado para usted, y es posible que desee combinar sistemas o crear el suyo propio.
A continuación, se incluye una descripción general de algunos de los sistemas de productividad más utilizados:
1. Hacer las cosas
Getting Things Done, conocido como GTD, podría ser el sistema de productividad más popular jamás creado. Pero no es para todos. GTD se basa en esta idea del fundador del sistema, David Allen: “Tu mente está para tener ideas, no para sostenerlas”. GTD es uno de los sistemas de productividad más complicados disponibles, pero comienza con cinco pasos que, según Allen, “aplican orden al caos”. Estos son los pasos de GTD:
- Capturar : use una canasta, una grabadora de voz o un bloc de notas para capturar todos los fragmentos de información que se mezclan en su mente, sin hacer distinciones entre su vida comercial y personal.
- Clarif y – Ir a través de todos los artículos y dividirlos en acciones concretas y no procesable. Para los elementos no procesables, archívelos, déjelos a un lado o tírelos. Luego, haga los elementos procesables que tomarán menos de dos minutos y delegue los otros elementos o póngalos en una lista de tareas pendientes. (Siga leyendo para obtener consejos sobre cómo dominar su lista de tareas pendientes).
- Organizar : divida sus elementos de acción en categorías. Ejemplos de categorías de elementos de acción incluyen: llamadas telefónicas, correos electrónicos y recados. Agrupar elementos similares le ahorra tiempo y le ayuda a ser más eficiente.
- Reflexione : revise y actualice sus listas con regularidad para mantener su impulso y agregue y elimine elementos según sea necesario. Haz una revisión semanal.
- Comprometerse : continúe tomando medidas, que es clave para hacer las cosas.
GTD funciona bien para los tipos orientados a los detalles que disfrutan de la estructura y están dispuestos a utilizar constantemente el sistema de productividad. Allen recomienda el sistema a los emprendedores porque les permite dejar de “microgestionar [su] mente” y centrarse en el panorama general. “Una de las mayores trampas para hacer crecer una empresa es también una trampa para la autogestión: si no confía en su sistema, no puede dejar de lado los detalles operativos y limitará su capacidad de creación a un nivel mayor ”, Escribe Allen en el blog de GTD.
2. Domina tu ahora
El sistema Master Your Now (MYN) es similar a GTD pero un poco menos complicado. MYN le permite priorizar tareas en categorías desde urgentes hasta “horizonte” o elementos de algún día, y proporciona un sistema para visualizar y planificar objetivos. Basado en el libro Master Your Workday Now! por Michael Linenberger, MYN tiene tres componentes principales:
- Tareas : en MYN, las tareas se dividen por urgencia: tareas “críticas ahora” para las que se quedaría en el trabajo hasta tarde para terminar, “apunte ahora” a las tareas que le gustaría hacer hoy pero no trabajaría hasta tarde para completarlas, “oportunidad ahora ”tareas que le gustaría hacer esta semana y tareas“ en el horizonte ”que puede realizar la semana que viene o más tarde. Realice las tareas “críticas ahora” primero todos los días, luego comience con las tareas “objetivo ahora”. Revise las tareas “críticas ahora” cada hora y las tareas “oportunidad ahora” diariamente, y revise las tareas “más allá del horizonte” semanalmente. Cada semana, también cree una lista de “resultados importantes” con no más de tres resultados generales que desee lograr durante la semana laboral. Revise esta lista diariamente para asegurarse de que sus tareas lo estén moviendo hacia estos resultados.
- Metas y acciones : cree grandes metas para su negocio y luego escriba una declaración de metas que describa cada una de manera sucinta. Piense en las acciones que deberá realizar para lograr sus objetivos.
- Planificación más amplia : cree un “objetivo de la visión del trabajo de la vida”, que actualiza anualmente y tiene en cuenta al crear objetivos y tareas en su negocio.
MYN funciona bien para las personas que se sienten atraídas por GTD pero quieren un sistema más optimizado. Puede beneficiar a las SBO que necesitan una forma de administrar las tareas diarias urgentes de una manera que les permita mantener de vista sus objetivos y una visión a largo plazo para su negocio y su vida.
3. Zen to Done
Creado por Leo Babauta, del blog Zen Habits, Zen to Done (ZTD) intenta abordar los problemas que algunas personas experimentan con GTD, según Babauta. Por esa razón, ZTD se enfoca en cambiar un hábito a la vez, tomar medidas con el mínimo de estrés, simplificar sus esfuerzos y tener en mente los objetivos generales.
ZTD divide la productividad en 10 hábitos básicos:
- Recopilar : use un cuaderno, una aplicación de notas en su teléfono o cualquier herramienta que funcione para capturar ideas, objetivos y fragmentos de información.
- Proceso : revise su cuaderno, correos electrónicos y cualquier otra información entrante al menos una vez al día y tome decisiones rápidas para archivar, eliminar o agregar el elemento a su lista de tareas pendientes.
- Planifique : elija tres grandes objetivos cada semana, luego elija tres tareas diarias que respalden sus objetivos.
- Otros hábitos básicos : ZTD recomienda que usted: se concentre en una tarea a la vez, use listas simples, organice su espacio designando un lugar para todo, revise los objetivos semanalmente, simplifique su lista de tareas, implemente rutinas diarias y encuentre su pasión.
Este sistema funciona bien para los propietarios de pequeñas empresas que prefieren hacer pequeños cambios de hábitos incrementales que eventualmente conduzcan a la transformación, en lugar de intentar un cambio total de una vez. También puede ser una buena opción si te consideras minimalista o simplemente te esfuerzas por simplificar tu negocio y tu vida.
4. La forma ágil
Agile Way es un sistema lógico y simple que se centra en los resultados en lugar de en las tareas.
The Agile Way, basado en el libro Getting Results the Agile Way de JD Meier, recomienda que realice tres acciones:
- Aplique la “Regla de 3” : elija tres resultados que desee lograr este año, tres resultados para este mes, tres para esta semana y tres para hoy. Para superar la resistencia mental, Meier recomienda crear historias. Por ejemplo, en lugar de llamar a un cliente, “ganará un fanático”, escribe.
- Use tres técnicas para planificar y revisar : el lunes, elija sus tres resultados para la semana. Para ayudarle a decidir, mire su calendario, bandeja de entrada, “puntos de acceso”, por ejemplo, montones de papel en su escritorio, y piense en la semana pasada. Cada día, elija y revise sus resultados diarios. El viernes, reflexiona mirando lo que va bien y lo que quieres mejorar la próxima semana.
- Establezca límites : establezca metas o límites en áreas de su vida, como los negocios, el cuerpo, la mente, las relaciones y la diversión. Por ejemplo, cada semana, puede planear dedicar al menos cinco horas al ejercicio físico y no más de 50 horas a su negocio.
El modo ágil le permite vigilar el panorama general mientras hace malabarismos sin problemas con múltiples áreas de su vida. El sistema funciona mejor para las personas que valoran la capacidad de evaluar, modificar y cambiar de dirección continuamente si es necesario. También funciona bien para las SBO que desean equilibrar perfectamente el negocio con otras áreas de la vida.
5. The Bullet Journal
El Bullet Journal, conocido como BuJo para abreviar, se denomina “el sistema analógico para la era digital”. Solo requiere un cuaderno y un bolígrafo, y se puede adaptar a las necesidades individuales.
Desarrollado por el diseñador de productos digitales Ryder Carroll, el BuJo hace uso de “registro rápido”, utilizando páginas, temas, números y símbolos para ayudarlo a ingresar elementos rápidamente. Estos son algunos conceptos básicos de BuJo:
- Asigne a cada página un tema, que podría ser tan simple como la fecha del día. O podría ser algo como “nuevas ideas de productos”.
- Para crear una tarea, dibuje una viñeta y escriba la tarea pendiente. Cuando esté completo, dibuje una X en la viñeta. Dibuje un signo mayor que para indicar que una tarea avanzó y un signo menor que para indicar que se ha programado una tarea. Utilice un círculo para indicar un evento y un guión para indicar una nota, que podría ser una idea, una observación o un fragmento de información, como un número de teléfono. Destaca tus elementos prioritarios.
- Organice su BuJo creando un índice en el frente. También haga un registro futuro organizado por meses para recordarle los elementos y eventos futuros importantes, así como un registro mensual desglosado en días y un registro diario para las tareas, eventos y otros elementos de cada día.
El sistema de productividad de bullet journal puede funcionar bien para los tipos creativos que desean la máxima flexibilidad y creatividad en su planificación, por ejemplo, la capacidad de garabatear una nueva idea de producto en su lista de tareas pendientes. También es un buen sistema para SBO visuales que anhelan un método analógico que no resulte en montones de papeles por todas partes.
Domina el arte de la lista de tareas pendientes
Independientemente del sistema de productividad que utilice, o si ha decidido no utilizar un sistema formal, necesita una lista de tareas pendientes. He aquí cómo hacerlo bien:
1. Lista de tareas pendientes que debe y no debe hacer
Una lista de cosas por hacer mal hecha puede generar confusión, abrumador, postergación y dejar caer la pelota. Para dominar su lista de tareas pendientes , siga estas recomendaciones para hacer y no hacer:
- Do mantener el número de elementos en la lista manejable. No necesariamente necesita un límite de número, pero sea realista sobre lo que puede lograr. Los sistemas de productividad varían en la cantidad de artículos que recomiendan, desde tan solo tres hasta 20, así que elija un número máximo que le parezca adecuado.
- No dar prioridad a los elementos de la lista. Siga el ejemplo del sistema MYN y asigne una designación de máxima prioridad a los elementos que deben lograrse hoy. Tenga en cuenta tanto la importancia como la urgencia al establecer prioridades. Todos los días, concéntrese primero en completar el elemento que haría que su día fuera un éxito .
- Siga el ejemplo de GTD y junte elementos similares para obtener una lista simplificada y fácil de usar. Por ejemplo, enumere las llamadas telefónicas en un grupo, enumere las tareas de investigación en línea juntas, etc.
- No deje que los artículos se queden en su lista y se trasladen durante días y semanas. Si un elemento se ha adelantado más de dos veces sin una buena razón, decida: hacer la tarea, archivarlo para el futuro o eliminarlo definitivamente.
- No enumere un proyecto como una tarea, sino divídalos en partes factibles, creando elementos verdaderamente procesables. Por ejemplo, “planificar una conferencia” no es un elemento de la lista de tareas pendientes. “Envíe un correo electrónico a Sally para obtener recomendaciones del proveedor” es un elemento procesable.
2. Mantenga su lista de tareas pendientes fluida
Para evitar que la lista de tareas se atasque, es importante tomar varias medidas. Primero, asegúrese de tomar medidas todos los días para marcar los elementos prioritarios de su lista.
En segundo lugar, revise su lista al principio y al final de cada día. Mire los elementos que no se están haciendo o que lo hacen sentir estresado y reevalúe esos elementos. Por ejemplo, tal vez necesite delegar la tarea a un empleado o VA (consulte la sección de delegación a continuación para obtener sugerencias).
En tercer lugar, haga revisiones generales semanales o mensuales de los elementos que ha logrado para asegurarse de que lo estén moviendo hacia sus grandes metas y sueños. Si es necesario, escriba estos grandes objetivos en un lugar visible, como una pizarra en su oficina, para que los vea cuando haga su lista de tareas diarias.
Trucos de productividad para ayudarle a trabajar de forma más inteligente
Los procesos y conceptos de productividad son formas de hacer su trabajo estratégicamente para que obtenga la mayor recompensa por su tiempo. Estas tácticas a veces se conocen como “trabajar de manera más inteligente que más difícil”. A continuación, se ofrece una descripción general de algunos de los conceptos de productividad más importantes y cómo ponerlos en práctica en su negocio:
1. Procesamiento por lotes
Para usar el procesamiento por lotes, tome un grupo de actividades similares y hágalas todas de una sola vez. El procesamiento por lotes puede ayudarlo a ser más productivo, porque en lugar de tener que hacer la transición mental a una actividad varias veces, lo hace solo una vez. El procesamiento por lotes también le permite trabajar con anticipación y eliminar tareas temprano.
Por ejemplo, si publica una publicación de blog por semana, el procesamiento por lotes puede permitirle obtener el valor de un mes de una sola vez. Utilice el procesamiento por lotes para tareas como revisar y responder correos electrónicos, realizar o devolver llamadas telefónicas y escribir publicaciones de blog o notas. El procesamiento por lotes funciona bien con la técnica Pomodoro, un enfoque de gestión del tiempo que implica dedicar una cantidad de tiempo preestablecida a una tarea, generalmente 25 minutos, y luego tomar un breve descanso de cinco minutos antes de volver al trabajo. (Consulte la sección de aplicaciones y herramientas a continuación para obtener más información).
2. Fragmentación
El abrumador puede llevar a la procrastinación, que es uno de los principales enemigos de la productividad. Para evitar atascarse, use la división, que implica dividir un gran proyecto en pequeñas tareas y luego tomar medidas en solo uno de esos elementos. Por ejemplo, en lugar de escribir un discurso para dar en una conferencia, puede escribir una oración.
Con la división, es útil establecer un temporizador de, digamos, cinco o 10 minutos para realizar la tarea. Si terminas antes de que se acabe el tiempo, es posible que pases automáticamente a la siguiente pequeña tarea y vayas mucho más lejos de lo que pensabas, por ejemplo, escribiendo un párrafo en lugar de solo una oración.
3. Escala
Con el escalado, usted asigna tiempo a las actividades que retribuyen a su negocio y le permitirán ahorrar tiempo en el futuro. Piense en escalar como invertir tiempo en su negocio.
Por ejemplo, la tutoría de nuevos empleados aumenta, según el bloguero de productividad Chris Bailey. Otra actividad que se escala es fomentar las relaciones con sus clientes o clientes ideales. Y también lo es obtener y configurar un sistema de gestión de relaciones con el cliente (CRM), que le ayuda a rastrear, nutrir y vender a los clientes más fácilmente.
4. Automatización
La automatización no solo ayuda a garantizar que ciertas tareas se realicen a tiempo, sino que también le ahorra el tiempo y la energía mental de recordarlas y realizarlas. Puede utilizar la automatización en su negocio y en su vida para evitar que las tareas personales interfieran en su día laboral.
Las aplicaciones y herramientas (sobre las que aprenderá más en la siguiente sección) pueden ayudarlo a automatizar; por ejemplo, use Hootsuite para automatizar publicaciones en redes sociales y use un sistema CRM para mantenerse en contacto con los clientes automáticamente.
Las mejores aplicaciones y herramientas de productividad
Si bien debe tener cuidado de no abrumarse descargando cada nueva aplicación y herramienta que le guste, el uso estratégico de aplicaciones y herramientas de productividad puede ayudarlo a agilizar su día. Es importante leer reseñas y asegurarse de que una aplicación sea adecuada para usted y su empresa antes de comprometerse. Aquí hay una lista de las mejores aplicaciones y herramientas de productividad que los SBO deben considerar:
1. Aplicaciones y herramientas que le ayudan a negociar información
Evernote es una aplicación basada en la nube que le permite recopilar y organizar una gran cantidad de información, desde listas de tareas pendientes hasta notas de reuniones, artículos que encuentre en línea o clips de una revista especializada. Con la capacidad de sincronizar entre dispositivos y admitir una variedad de sistemas operativos, Evernote puede ayudar a los SBO a mantenerse organizados y productivos.
Una alternativa es Microsoft OneNote, un sistema más simple con menos capacidad de etiquetado. Otra alternativa, Google Keep, le permite agregar, y buscar, notas escritas a mano.
2. Aplicaciones y herramientas que lo ayudan a concentrarse mientras trabaja
Hay una variedad de aplicaciones que facilitan el uso de la técnica del temporizador Pomodoro de 25 minutos. Marinara Timer tiene una sencilla interfaz basada en web que le permite iniciar una sesión Pomodoro con un solo clic. Focus Keeper es una aplicación sencilla que cronometra y realiza un seguimiento de sus sesiones de trabajo Pomodoro. La aplicación FocusList le ayuda a dividir su día en tareas utilizando el método Pomodoro.
La aplicación PomoDone se sincroniza con una variedad de otras herramientas, incluidas Evernote y Trello (consulte la siguiente sección). Para mantener su mente en la tarea en cuestión, Focus at Will le permite reproducir música científicamente probada para ayudar a su cerebro a concentrarse. Puede elegir entre una variedad de estilos musicales, incluidos acústicos, ambientales, cinematográficos y de ritmo rápido.
3. Aplicaciones y herramientas que lo ayudan a administrar proyectos y personas
Tanto si eres un emprendedor en solitario como si tienes un equipo, gestionar proyectos de forma eficiente es imprescindible para lograr la máxima productividad. Asana te permite rastrear proyectos con tareas, hitos y estado actual. Slack te ayuda a coordinarte con tu equipo y proporciona un archivo de búsqueda de conversaciones y trabajo.
Otra opción, Basecamp, te permite organizar tu trabajo por proyecto y reunirte virtualmente con clientes y empleados. Trello le permite administrar proyectos de cualquier tamaño con listas de verificación, comentarios y la capacidad de cargar archivos.
4. Aplicaciones de lista de tareas pendientes
Si prefiere una lista digital de tareas pendientes en lugar de lápiz y papel, estas aplicaciones pueden ayudarlo a crear y usar su lista. Todoist te permite crear listas y sublistas, asignar prioridad a los elementos y compartir y discutir con tu equipo. Con Wunderlist, puede crear varias listas de tareas pendientes, asignar tareas a otros y recibir recordatorios.
5. Otras aplicaciones útiles para impulsar la productividad
Si tiene problemas de productividad y se pregunta a dónde va su tiempo, puede activar RescueTime, que lo monitorea mientras trabaja y luego le brinda un resumen de dónde pasa su tiempo. Puede descubrir que revisar Facebook durante cinco minutos siempre se convierte en 50, u obtener información sobre otras formas en las que desperdicia el tiempo. Si encuentra que Internet lo distrae, puede usar una aplicación como Freedom para apagar Internet, o simplemente los sitios de redes sociales, durante un período de tiempo determinado.
Independientemente de las herramientas que elija, el objetivo es mejorar el enfoque
Su capacidad de concentración puede marcar la diferencia entre un día increíblemente productivo y un día en el que simplemente hace girar sus ruedas. Siga estos pasos para aumentar sus posibilidades de entrar en la zona:
1. Optimice su espacio de trabajo
21 días para ser un propietario de una pequeña empresa más productivo
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