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5 formas de administrar su negocio de contabilidad de manera más eficiente

Ejecutar una pequeña práctica contable tiene muchas ventajas. Puede ser ágil y brindar un nivel personalizado de servicio al cliente que las grandes firmas de contabilidad simplemente no pueden igualar.

Aquí hay cinco formas de hacer que su empresa de contabilidad sea más eficiente, productiva y efectiva:

1. Maximice la tecnología.

Una amplia gama de soluciones tecnológicas están ayudando a las prácticas contables a mejorar su productividad y gestión del tiempo y, a su vez, su eficiencia. Esto incluye todo, desde el uso de herramientas gratuitas como join.me o Google Hangouts y aplicaciones móviles para organizar reuniones virtuales con clientes hasta pagar por software de gestión de relaciones con clientes y gestión de documentos. Thomson Reuters e Intuit ofrecen conjuntos completos de programas diseñados específicamente para ayudar a las firmas de contabilidad a administrar el flujo de trabajo y las funciones administrativas, como la nómina y las interacciones con los clientes.

2. Muévase a la nube.

El almacenamiento de datos y documentos en soluciones confiables basadas en Internet puede ahorrarle a su empresa una gran cantidad de tiempo y dolor. Por ejemplo, considere usar DropBox para cargar y compartir documentos fácilmente con los clientes en lugar de depender del correo electrónico, que puede llevar más tiempo y ser más difícil de organizar. El almacenamiento de archivos y clientes en servicios en la nube de buena reputación también puede protegerlo y garantizar que tenga acceso a los documentos en caso de que algo le suceda a las computadoras o al servidor de su empresa.

3. Mantenga un sitio web fácil de usar.

La presencia en línea de su empresa de contabilidad puede afectar su eficiencia. Para empezar, asegúrese de que sea fácil encontrar su información de contacto, incluido el teléfono y el correo electrónico en su sitio web, para que los clientes potenciales puedan encontrarlo. También incluya una sección de preguntas frecuentes para que los clientes y prospectos no llamen con preguntas que podrían responderse fácilmente en línea. También considere agregar una función de pago de facturas en línea que acepte tarjetas de crédito, para que pueda recibir pagos más rápido.

4. Optimice y revise continuamente sus procesos internos.

Las interacciones con sus clientes y la gestión de documentos son solo una pieza del rompecabezas. Sus procesos internos y su flujo de trabajo también tienen un gran impacto en su eficiencia. Mejorar los procesos primero significa comprender cómo el trabajo fluye actualmente a través de la organización y luego evaluar varias formas de acelerar los procesos y hacerlos más eficientes. “El solo hecho de examinar y luego estandarizar sus procesos le permite redefinirlos y eliminar las ineficiencias”, dijo a CPA Practice Advisor Brock Philp, director ejecutivo de Doc.IT, una empresa que fabrica soluciones de flujo de trabajo para profesionales de la contabilidad. “El resultado final es que los procesos de flujo de trabajo estandarizados se escriben como una política firme”.

5. Haga planes de recuperación ante desastres.

Una pesadilla para cualquier empresa de contabilidad es un apagón inesperado o una pérdida de datos durante la temporada alta de primavera . Dado que este escenario no es tan descabellado, su empresa debe estar preparada . Esto puede incluir realizar copias de seguridad de los datos con regularidad, quizás a diario durante la temporada alta, y usar soluciones basadas en la nube para almacenar datos de modo que se pueda acceder a ellos desde cualquier lugar en caso de una interrupción en la oficina.

Es imperativo que dirija su empresa de la manera más eficiente posible. Sus clientes  esperan  eso, por supuesto. Pero la eficiencia de su empresa también impacta directamente en su resultado final porque afecta la cantidad de tiempo que sus contadores dedican a diversas tareas, y el tiempo es igual a dinero. Además, la industria de la contabilidad se ha vuelto súper competitiva ya que muchas personas están recurriendo a software de contabilidad y otras soluciones de contabilidad en lugar de contratar profesionales. Necesitas destacar del resto.

La industria de la contabilidad está cambiando rápidamente y aquellas empresas que se pongan al día y se centren en la eficiencia serán las que prosperen en los próximos años. 

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