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Cómo usar Evernote para administrar su pequeña empresa de manera más eficiente

Como propietario de una pequeña empresa, probablemente tenga dificultades para organizar y archivar la afluencia constante, a menudo abrumadora, de información necesaria para administrar su empresa de manera eficiente . Si alguna vez buscaste en vano una idea brillante que escribiste en un trozo de papel o en un correo electrónico importante, sigue leyendo para descubrir cómo Evernote puede ayudarte a acceder fácilmente a información clave y organizar todos los aspectos de tu negocio.

¿Qué es Evernote?

Evernote es una aplicación basada en la nube diseñada para recopilar y archivar información. Puede guardar y archivar cualquier cosa, incluido:

  • notas escritas a mano
  • documentos escaneados
  • textos
  • correos electrónicos
  • imagenes
  • audio
  • archivos de texto y recortes de artículos

Todo lo que guardes en tu cuenta de Evernote se sincroniza automáticamente con todos tus dispositivos para que puedas navegar, buscar y agregar nuevas notas, ya sea que estés en la oficina o en movimiento.

Evernote es compatible con varios sistemas operativos, incluidos Chrome OS, Microsoft Windows, Windows Phone, Android, OS X, iOS y webOS. Tienen versiones para la web, Mac y PC, y aplicaciones móviles para teléfonos inteligentes. Cada versión es algo diferente, pero todas realizan las mismas funciones.

Organiza tu negocio

La capacidad de Evernote para almacenar y organizar información significa que nunca más tendrá que clasificar montones de papeleo o archivos de su computadora en busca de esos núcleos de sabiduría o hechos y cifras importantes que archivó. La potente función de búsqueda de la aplicación le permite acceder a toda su información de forma rápida y sencilla, reduciendo el tiempo de búsqueda a segundos.

Si se está preparando para una reunión, por ejemplo, y ha almacenado varios bits de información para compartir con colegas o clientes en Evernote, simplemente busque bajo el término clave y aparecerá todo lo que ha reunido. El sistema también proporciona una plataforma ideal para organizar proyectos y compartir información con compañeros de equipo y proveedores.

Para comenzar a usar Evernote para su negocio, siga estos pasos:

1. Instale la aplicación. Descarga Evernote en tu dispositivo preferido (por ejemplo, computadora de escritorio, teléfono inteligente) y crea una cuenta.

2. Planifique sus cuadernos. Al igual que los cuadernos reales o los archivos de papel dedicados a temas particulares, los cuadernos digitales de Evernote te permiten almacenar información sobre temas específicos en cuadernos. Entonces, por ejemplo, si desea escanear sus diversas notas y archivos adjuntos en un proyecto, solo necesita verificar ese cuaderno, no todo su archivo de notas. Determina las diversas áreas temáticas para las que quieres cuadernos.

3. Cree notas. Los íconos a la derecha le permiten hacer una lista de tareas pendientes, agregar un archivo adjunto, viñeta, número e incluso hacer una tabla. El sistema le permite elegir entre tres opciones de visualización para sus notas, incluida una tarjeta de notas que incluye imágenes en miniatura y extractos de las notas.

4. Etiquete su nota. El etiquetado le permite clasificar sus notas para que pueda encontrarlas más rápidamente. Las etiquetas no son necesarias, porque Evernote buscará palabras clave en las notas, pero facilitan la búsqueda de información y producen resultados más específicos.

5. Utilice su correo electrónico de Evernote . Encuentra tu dirección de correo electrónico de Evernote yendo a Configuración. Busque una dirección que comience con su nombre de usuario, contenga números y termine con @ m.evernote.com. Guarde la dirección en su libreta de direcciones de correo electrónico general.

Para enviar un correo electrónico a Evernote, reenvíelo a su dirección de correo electrónico de Evernote. La línea de asunto de su correo electrónico se convertirá en el título de su nota que contiene el correo electrónico. Establezca un cuaderno predeterminado para los correos electrónicos entrantes. La mayoría de la gente usa “Entrante” o “Correo electrónico” para que pueda encontrar fácilmente su nota enviada por correo electrónico. A menos que lo especifique, las notas de correo electrónico irán a este cuaderno predeterminado.

6. Descargue el cortador web. Esta práctica función está optimizada para Chrome, Safari, Opera e Internet Explorer y le permite resaltar contenido digital como elementos de texto en la web, imágenes y archivos PDF y guardarlos en Evernote, donde puede acceder a esas selecciones cuando lo desee. Para usar esta función, seleccione una sección para guardar del clipper y agregue etiquetas y notas adicionales, si lo desea. Elija un cuaderno en el que guardar la información y haga clic en guardar, que lo enviará a Evernote.

El cortador web de Evernote también se integra con Google. Esto significa que si está en medio de una búsqueda de algo en particular y necesita detenerse, puede acceder donde lo dejó cuando regrese a la búsqueda, en lugar de tener que comenzar de nuevo. Active esta función yendo a la configuración de web clipper en su navegador y haciendo clic en la opción para habilitar la búsqueda de Evernote cuando esté buscando en Google.

7. Recorte de libros electrónicos. Puede conectar su Kindle a su computadora para acceder al archivo clippings.txt que registra lo que ha resaltado en sus libros electrónicos.

Los múltiples usos de Evernote para tu negocio

Las posibilidades para usar Evernote variarán según su negocio, pero aquí hay algunas formas comunes en las que la aplicación puede mejorar su vida laboral.

Acuerdos y Contratos

Evernote ofrece una ubicación práctica para la presentación de contratos estándar para que estén al alcance de su mano cuando llegue el momento de finalizar los acuerdos. También es un lugar excelente para archivar los contratos de los clientes una vez firmados.

Proyectos de clientes

El uso de herramientas de Evernote, como cuadernos, te permite organizar y almacenar digitalmente toda la información sobre cada uno de tus proyectos. La belleza del sistema es que cuando tiene una idea brillante para el proyecto, puede agregarla rápidamente al cuaderno, sin importar dónde se encuentre. Eso significa que nunca perderá información e ideas importantes. El sistema también le permite compartir fácilmente la información del proyecto con otros miembros del equipo, así como con sus clientes.

También puede compartir información con otras personas enviándoles una URL pública o enviando una nota por correo electrónico. Cuando comparte una URL pública en una nota, las personas con las que ha compartido la nota pueden ver todas las versiones actualizadas de la nota. Para compartir una nota por correo electrónico, haga clic en compartir y luego envíe un correo electrónico.

Archivos de empleados

Evernote es un excelente lugar para almacenar información sobre cada uno de sus empleados, incluidos sus archivos y datos sobre los diversos proyectos en los que están trabajando para la empresa. Esto lo mantiene conectado con su trabajo y le permite intervenir fácilmente cuando se requieren su opinión e instrucciones.

Ingresos

Evernote te permite ir completamente sin papel con tus recibos. Simplemente escanee una imagen de cada recibo para agregar al sistema. Esto evita tener que buscar recibos en archivos de papel y cajones de escritorio. Si está buscando una factura específica de un proveedor, por ejemplo, simplemente ingrese el nombre de la empresa y el producto que compró y aparecerá el recibo.

Recursos

Evernote le brinda la ubicación perfecta para almacenar toda la información útil que recopila a lo largo del tiempo y desea recordar, pero no tiene idea de dónde archivarla. Las posibilidades son infinitas, pero algunas buenas opciones incluyen recomendaciones de restaurantes, las muchas URL de sitios web útiles que desea volver a visitar, notas de la pizarra de reuniones capturadas con su teléfono celular y cualquier otra información útil que desee guardar para la posteridad.

Ideas

Las nuevas ideas son el alma de una pequeña empresa, por lo que es importante reunir las suyas en una ubicación central. Evernote te permite incluir ideas en cualquier formato, desde imágenes de notas adhesivas garabateadas hasta documentos completos con planos detallados. Almacenar todas sus ideas en un solo lugar le permite verlas fácilmente para que pueda continuar desarrollándolas y considerar su viabilidad.

Metas

El primer paso para alcanzar sus metas es anotarlas. Evernote te permite enumerar tus objetivos en forma de nota y marcarlos a medida que los logras. Utilice la plataforma para enumerar sus objetivos a corto y largo plazo, incluido dónde desea ver su negocio en cinco años. Tener sus objetivos en una ubicación central lo ayudará a concentrarse en ellos y le ofrecerá una perspectiva a lo largo del tiempo cuando mire hacia atrás y observe lo que ha logrado.

Como puede ver, las posibilidades son infinitas cuando se trata de las innumerables formas en que puede usar Evernote para administrar con éxito su pequeña empresa.

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